前言
疫情封控期间，大量用人单位安排员工远程办公，由于办公场所脱离了用人单位的监督范围，因此如何对员工进行必要的绩效管理，并对违纪员工进行处分成为了用人单位面临的新挑战。本文将聚焦在新冠疫情封控期间，如何对远程办公的员工进行纪律绩效管理的问题，供用人单位参考。
远程办公期间以违纪为由解除员工案例
基本案情：员工彭某于2019年中旬入职Q公司，2020年初，受新冠疫情影响，Q公司安排员工在家办公，并通过电话、微信、钉钉等方式汇报工作。远程办公期间，彭某多次未能及时提交钉钉记录，Q公司认为彭某在未提交工作汇报的期间内属于旷工，于2020年3月31日以旷工属严重违纪的理由，解除了与彭某的劳动合同。
仲裁庭及法院认为，彭某是按公司安排在家办公，彭某提供了钉钉日志证明其提供劳动，虽然记录不全，但是在家办公灵活性较强，Q公司并未明确在家办公期间的考勤方式，不得以旷工为理由解除员工的劳动合同，因此仲裁庭及法院均判决Q公司支付彭某违法解除劳动合同赔偿金。
通过上述的案例可以看出，尽管远程办公并非新的劳动关系，仅仅是一种工作方式安排，员工在远程办公期间，用人单位的规章制度对其依旧有效，但是由于远程办公存在着工作内容难以量化、灵活性较强等特点，对用人单位的用工管理提出了新的挑战，如果用人单位的管理没有与时俱进，在发生劳动争议时，很有可能会面临败诉的不利后果。
远程办公纪律绩效管理实操建议
（一）约法三章，远程办公的建章立制
如上文案例所示，由于远程办公具有自身的特点，因此用人单位已有的规章制度有可能无法覆盖远程办公期间所产生的新问题，因此，建议用人单位：
1. 制定有关远程办公的规章制度
(1) 以结果为导向：把远程办公起价具体的指标任务进行量化，明确员工在一定时限内（例如按天或周）应完成的工作内容，并纳入绩效考核范畴；
(2) 注重过程管理：远程办公应建立定期电话、视频会议制度，确定固定的开会时间等，负责人明确工作部署，员工申报工作的日计划和周计划等，反馈工作进展、存在的问题、需要改进的内容；
(3) 结合多种考量因素：除工作结果外，员工的工作态度、响应速度等也可以作为评估员工表现的维度。
2. 及时在线上进行远程办公规章制度的民主程序及公示流程
鉴于当前的疫情防控形式，上海市高级人民法院联合上海市人力资源和社会保障局制定的《关于处理涉疫情劳动争议纠纷若干问题的解答》（以下简称“解答”）中规定：用人单位可通过电子邮件、0A系统、微信群组等形式，将涉及停工停产、变更劳动报酬、调整工作方式和工作时间、轮岗轮休等直接与劳动者切身利益相关的规章制度或重大事项等相关方案和意见，交由工会或职工代表征求意见。经协商确定仅适用于疫情防控期间，并传达或告知劳动者的，可视为履行了民主协商和告知程序。
需要提醒用人单位注意的是，由于上述解答仅针对的是疫情防控期间的特殊情况，因此在进行上述操作时应注意留存证据，在疫情封控结束后补充必要的纸质文件，以备不时之需。
（二）精益求精，远程办公的微观管理
1. 随着信息化的发展，用人单位可以借助各类辅助技术手段进行考勤（例如即时通讯工具、摄像头、考勤APP等），并且尽量做到人力资源管理用章电子化，确保处分/警告/通知在远程办公时期也能够以电子形式及时送达员工，并在疫情封控结束后，补充相应的纸质材料；
2. 及时了解员工的工作情况，要求员工在远程办公期间以天为单位报告工作任务进度；
3. 如果发现员工存在纪律绩效方面的问题，应当及时联络用人单位的人事管理部门，并向员工反馈，要求员工纠正问题，同时也要给予员工一定的改正时间，避免短期内集中对员工处分。
（三）规行矩步，远程办公的纪律管理
1. 禁止员工在远程办公期间兼职
员工远程办公，用人单位对员工工作状态的掌握相对较弱。从固定工作时间的模式来看，用人单位支付工资的对价是员工在固定工作时间全职提供相应的劳动，用人单位有正当理由要求员工不得三心二意对待工作，禁止员工远程办公期间兼职。不过在疫情封控期间，也应当允许员工积极参加志愿活动，例如担任志愿者或采购“团长”等。
2. 员工不服从用人单位关于“远程办公”的安排
(1) 如果用人单位基于合理的理由（如疫情封控期已经结束）取消员工远程办公，但员工拒绝，用人单位可依据员工违反了远程办公的相关规章制度对员工进行处理；[1]
(2) 用人单位要求员工远程办公，但员工拒绝。在特殊情况下（如疫情封控期间），用人单位有正当理由要求其服从安排，否则可对其进行处分。
3. 监督员工在常规工作时间内处于工作岗位
用人单位可以通过定时在微信群组、视频会议等在线点到的方式，统计缺席次数以及反应速度作为监督考评员工远程办公的依据之一。需要提醒用人单位注意的是，点到应当仅限于常规工作时间内，而不得在下班后，以免被认定为安排员工加班。
管理的同时要注意保护员工个人信息
2021年11月1日，《个人信息保护法》正式实施，标志着我国的个人信息保护进入到了一个全新的阶段。用人单位为了进行日常管理，难免会收集并使用员工的个人信息，尤其是在远程办公期间，由于员工的办公场所大部分是在家中，因此用人单位要更加注意保护员工的个人信息免遭泄露，主要体现在以下两个方面：
（一）摄像头的使用
员工打开摄像头进行长时间监控管理，该做法涉及对员工个人信息的过度处理，超越了人力资源管理必需范畴，也违背了《个人信息保护法》所规定的“最小必要原则”，[2]需征得员工本人同意才可以执行。
但对于公司安排的一些TEAMS会议、ZOOM会议期间，员工被要求打开摄像头以方便交流，应属于合理管理措施范围。
（二）员工及家属行程信息的收集
由于行程信息属于《个人信息保护法》第二十八条规定的“敏感个人信息”，[3]因此公司如果没有获得员工的单独同意，无权收集员工及其家属的行程信息，公司可以通过例如在线点名、会议时要求打开摄像头等方式达到类似的效果。
对于已经收集的类似信息，公司应当予以充分保护，减少不必要的披露与传播，进行加密管理，如果员工要求删除，则公司应当无条件配合。
结语
疫情当前，远程办公成为了大部分用人单位不得不为之的一项举措，与线下办公相比，远程办公的纪律绩效管理对用人单位提出了更高的要求。随着疫情管控进入常态化阶段，我们期待着生活恢复一切正常，但同时也要未雨绸缪，建立完善的远程办公管理体系，对未来用人单位的劳动人事管理有着充分的积极作用。
注释：
[1] 参考《人力资源社会保障部、最高人民法院关于联合发布第一批劳动人事争议典型案例的通知》涉疫情类案例2，“新冠肺炎疫情期间，张某以处于居家观察期为由拒绝提供正常劳动应如何认定”
[2] 《个人信息保护法》第六条：处理个人信息应当具有明确、合理的目的，并应当与处理目的直接相关，采取对个人权益影响最小的方式。
[3] 《个人信息保护法》第二十八条：敏感个人信息是一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。
只有在具有特定的目的和充分的必要性，并采取严格保护措施的情形下，个人信息处理者方可处理敏感个人信息。
作者简介：
郑子涵
Steven Zheng
江三角·顾问
上海总部
郑子涵，上海江三角律师事务所顾问。入所后主要工作为协助律师完成各类劳动争议案件及非诉讼业务，主要从业领域为个人信息保护、劳动与雇佣、公司合规。并多次参与企业个人信息保护文本编写，为企业设计个人信息保护方案，提供常年劳动法律咨询服务等。
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