文章作者｜海伦·拉菲特，慎思行采编及翻译
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如何撰写出色的咨询服务需求书？
Amazing things will happen when you listen to the consumer.
—— Jonathan Midenhall
CMO of Airbnb
对货物的采购，往往将需求聚焦于产品的规格上。然而，对咨询项目的需求书来说，公司背景、项目背景、范围和交付成果同样重要。关键是要确保顾问具备提交相关建议书的所有要素。
正确确定项目范围对项目的总体成本有直接影响。如果范围界定错误，就会白白花费大量资金。如果项目主题界定地过于宽泛，则需要支付超出实际需要的费用，或者使用错误的顾问来完成部分工作。撰写界定完备的需求是咨询项目取得成功的基石，也是让咨询顾问参与竞争的先决条件。
一份向潜在供应商或合作伙伴发出的咨询服务需求书（RFP）最能体现出色的执行力。因此，现在又到了跳出定式来思考的时候了——即使主题是咨询服务的需求书（RFP）。
在创新和全球化的压力下，各行各业和技术都在迅速发展和变化。在保持这种前进势头的同时，您可能很容易忽视采购实践与公司战略目标的协调。这种疏忽将付出高昂的代价。
全新的采购流程（包括咨询的需求书）必须在首席执行官会议上占有一席之地，并应该重新进行设计以反映最佳实践并跟上变化的步伐。这里有两个原因：
您希望您的项目需求能够吸引来自一流咨询服务提供者的建议书。而这些供应商同样会寻求与像贵公司这样了解咨询价值的公司合作。
撰写能反映采购实践的出色 RFP 将为您提供所需的答案并节省时间。不仅如此，它还能让您更轻松地进行比较，并对结果有把握。
关键的一点是：无论如何定义成功，采购能力直接影响公司的成功——包括公司的利润。可靠的、以解决方案为基础的采购实践，无论是在招聘、外包、采购还是合作方面，都会直接为公司梦寐以求的的真正的竞争优势。现在有了影响利润的新途径。学习如何以符合战略采购流程的方式执行咨询需求书，从而提高投资回报率。
1. 撰写RFP 就是寻求解决方案
跳出传统的 RFP 框框，首先要提醒自己这不是在采购，而是在解决公司的问题。首先，提供所有信息——"为什么、做什么、谁来做 "的细节——这将使你未来的供应商或合作伙伴了解你公司的全部，而不仅仅是你的产品或服务。
如何撰写出色的咨询服务需求书，最大限度地提高项目成功的几率？详细描述您对项目的需求，以及您目前如何看待您希望实现的目标范围。
在快速创新和技术进步的大潮中，您的 RFP 将扮演一个新的角色：您有机会采购到超出您预期范围的东西——一种可能超出仅仅满足您当前需求的解决方案。
我们不妨设想一下，比如苹果公司曾为一种新型的 iPhone 发布过一份 RFP，这种 iPhone 的体积要小得多，但功能却非常丰富。我们可以想象，由于需求书将所需产品的范围限制在一种类型的 iPhone 上，因此我们收到的建议书只可能包含一种尺寸为一英寸见方、更适合放在口袋里的 iPhone。
现在，让我们想象一下，苹果公司发出了一份新设备的需求书，除了必须符合苹果品牌外，没有其他规格要求。在这种更加开放的情况下，我们就有可能提出一款包含 iPhone 功能和更多功能的手表——一款超出苹果公司高管所设想的产品。
您的咨询需求书应提供足够的信息，引导潜在合作伙伴为您的解决方案找到正确的框架，但同时也应提供足够宽泛的空间，使他们能够创造一个有创意的、可能是创新的解决方案，从而大大超出您的预期。
2. 介绍你的公司
通过重新思考如何获得您和供应商团队的协调合作，来摆脱传统的需求书。具体方法如下：在描述公司的部分，介绍公司的结构和文化。两者都很重要。
例如，公司是在项目层面运作，还是每个部门都有自己的目标和做法？
贵公司是完全以创新为导向，还是在创新和维持现有产品之间取得平衡？创新的驱动力是什么：客户体验和意见、技术进步还是其他方法？
请务必将未来战略计划的相关内容与公司历史结合起来：公司的发展方向和发展历程。
明确项目的战略背景和意图。为了提出正确的方法并准确描述团队的情况，您需要展示大局观以及该项目如何融入其中。
3. 了解您的潜在供应商或合作伙伴，并将关键内容包括在内。
回想一下小学考试。哪种类型的考试最能体现你吸收了多少知识：简答题还是作文？传统的咨询需求书就是学校里的老式简答题考试——向潜在合作伙伴提出一系列具体问题。答题者进行填空，但这可能无法让你充分了解潜在合作伙伴能为你的公司做出什么贡献。
如何撰写出色的咨询服务需求书，最大限度地提高项目成功的机会？在您需要完成的工作框架内提出开放式问题。以下是一些提示，可帮助您更全面地了解应征公司：
首先询问他们的历史和成就。即使你认为自己了解他们的基本历史，但阅读他们的描述本身就可能给你启发。
试着确定与他们合作的感觉。询问他们的方法，而不仅仅是结果。
向他们索要推荐信，并请人核查这些推荐信。寻找职业道德和价值观与公司相似，且推荐信中也有所证实的顾问。找到一个其愿景和价值观与贵公司一致的供应商，可能会让您的工作有所突破。
最后，在RFP的最后附上流程的细节和关键部分。
具体说明您评估建议书和授予工作的标准、选择建议书的时间框架、付款和罚款信息，以及您对开始和完成工作的时间框架的预期——您仍然需要的标准内容。
附上标准联系表和任何证书。
4.将这一过程视为对解决方案的开放探索
抛弃旧的采购框架。不要过于看重顾问在纸面上的表现，而要与她互动。采用迭代式的顾问评估流程，从而让采购工作更轻松。如果贵公司的采购流程需要重新调整，也许您的下一份需求书会将聘请采购顾问作为战略重点。
怎样才是评估咨询建议书的稳健方法？
That’s what good salesman is. Make you buy what he wants to sell.
—— James Joyce
收到建议书后，请花时间与其他利益相关者一起审阅。始终牢记你的目标：最大限度地提高项目成功的机会。您需要候选人提交最好的建议，为此，他们需要非常了解问题。平整土地，让所有公司都有公平竞争的机会。这样做也符合您的最佳利益。不要犹豫，详细解释贵公司的背景和任务的背景，并花一些时间润色应答文件。
您的成功供应商招募过程已经吸引了大量的建议书。当收获的喜悦褪去之后，您就面临着挑选中标方案的艰巨任务。不要马上就进入角色。千万不要忘记，这不仅仅是一次采购，而是要为公司解决问题。这就是为什么这项任务需要采用一个可靠的流程，将协调与灵感结合起来。我们将探讨如何评估建议书的质量，以便根据贵公司的需求确定最优质的解决方案。
通过漏斗筛选出潜在的优胜者，将其余的搁置一旁。将这一过程视为一个漏斗，将所有建议书倒入其中。
在狭窄的一端，将只选取那些即使是第一眼看上去也会让你惊艳的建议书。至少，它们符合 RFP 的每一条标准。此外，它们还能被准时送达你的收件箱，条理清晰，看起来很有希望。
在漏斗稍高一点的部分，是那些稍微偏离轨道但仍然可行的建议书。也许它们的理由充分但委被及时提交，或者错过了一个无关紧要的步骤，但有些看起来还是很有希望的。你要避免在过程中过早地淘汰潜在的精品。
此时，你的冲动会是把剩下的都删掉。请扼杀这种冲动。
漏斗中的任何高端产品都应暂时搁置，因为它们不太可能适合你，但请牢记以下两个关键的注意事项：
不要忽视或过快地丢弃那些有好想法的、来自新晋企业家的建议书，可能他们撰写建议书的技巧不尽如人意，但也许有办法让这些好点子成为你的全部或部分业务解决方案。
无论你如何看待供应商目前的建议书，当你向建议书被拒绝的供应商发送回复时，都要注意留有余地。原因是：在快速变化的环境中，这些供应商可能会发展成为优秀的合作伙伴或供应商。此外，贵公司的需求也可能发生变化，甚至在过去被拒绝的建议书中，某一份可能适用现在的状况。
组建提案评估团队
现在手中的建议书是乍一看符合资格要求和其他基本标准的。现在是认真挑选评估团队的时候了。谁会是你的评审小组成员呢？当然是采购专业人士。或许还有一两名高级管理人员，这取决于您所寻求的解决方案类型。
在适当的情况下，考虑让终端的用户参与进来。创新型公司的一个特点是将最终用户或客户视为合作伙伴，而非单纯的新产品或服务的消费者。
征求一系列利益相关者的意见有助于确保评估过程的公平性，并更有可能选出最符合贵公司需求的方案。这两点对于成功实施新创意或新项目至关重要。
如果您的团队在采购流程方面缺乏深厚的经验，可以考虑在团队中加入一名合格且经验丰富的顾问，帮助建立一个适于贵公司采购的最佳方案流程。
审查所有标准：见树又见林
审查团队中有些人善于洞察全局——森林，而有些人则专注于细节——树木。同时拥有这两种类型的人，则会使团队更具备优势。
从这些提醒开始：
您的项目目标，任何获胜提案都必须符合这些目标。
您的企业文化，以及与之契合的合作伙伴或供应商。
根据具体情况，选择能加强和支持项目总体目标的方法：
寻找具有创业精神的方法和点子，作为公司的“火花塞”。
寻找具有创新性、独创性、突破性或变革性的方法，以及贵公司可以利用的概念。
寻找采用先进技术和突破性思维的极具智慧的解决方案。
......或者寻找成熟可靠的方法
请团队沿着解决问题效果、清晰度、内部一致性、实施的难易程度以及创新性程度等维度，对建议的解决方案进行审查。接下来，跳转到标准：
资格
道德规范和任何潜在的利益冲突
提案内容的透明度
建议书符合或超出需求书中的所有或几乎所有的标准
实施的难易程度和未来的接受程度
供应商对贵公司需求的研究有多深入？
执行团队的工作质量和专业知识
建议书的价格如何与贵公司的预算相匹配？
打分/加权/排序是趣味的开始
在第一轮中，根据矩阵进行单项评分，为每个评分标准设定权重。由于我们的讨论仅限于建议书的质量，所以以下权重权重仅供参考，应结合当前需求做具体安排：
符合功能要求 - 30%
符合企业文化/适合性 - 15%
灵感、突破性思维、独创性 - 15%
团队专长 - 10%
书面建议的质量和可交付成果的清晰度 - 10%
价格 -20%
将团队召集起来，建立一个共识分数。为什么？采购是公司提高投资回报率和保持竞争优势的支柱之一。采购过程太重要了，不能由评审人员的平均分来决定。
您能从协商一致的评分中获得什么？
例如，你可以经由一个离群值，查询出某评审员过去的经历是否影响了评分过程。这是一个重要的学习经历！
另一方面，也许评审者利用评分来实现个人目的——这在建立共识得分的过程中也会得以暴露。
最后，对于潜在的合作伙伴和供应商、员工和终端用户来说，一个共识性评分显得更加公平。
比起通过简单输入X来获得Y评分的矩阵评估来说，上述的一切听起来似乎更费事——确实如此。但结果是值得的：一个可行的解决方案将有助于保持贵公司的竞争优势。
最后，如果没有一个方案符合您的要求或预算，请立即开展与入围公司的第二轮讨论。顾问对您的需求了解得越多，他们就越能根据您的要求定制解决方案（范围、时间安排、团队规模）。
翻译、编辑 | chunzhi Liu
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