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从制作到落地:企业合规管理的三张清单

   日期:2023-09-08 06:38:01     来源:网络整理    作者:本站编辑    浏览:19    评论:0    


从制作到落地:企业合规管理的三张清单——风险识别、岗位职责、流程管控!丨企业合规管理

企业合规,谁是企业合规的直接受益人?无疑,企业合规的最直接受益人就是企业的法定代表人。其次,是企业的股东,第三是企业的员工,特别是目前国资委要求的国企深化改革,推进企业法制化建设的要求,合规对受益人,更是能够有“立竿见影”的效果。

第一  识别清单


中央企业合规管理办法(以下简称《办法》)第十三条、十四条、十五条中,明确建立了三道防线
企业合规的第一责任人是企业的业务部门及职能部门,要对本部门的合规管理流程编制风险清单和岗位职责清单;
第二道防线是合规管理部门,负责起草制定合规的基本制度和各种规章制度,展开合规管理的有效性评价和违规调查,建立起合规流程嵌入企业经营的防线;

第三道防线,是纪检监察机构和审计、巡检、监督追责部门,负责对合规落实进行监督。
以上的合规管理办法对合规责任主体的各自责任进行了厘清。然而,责任主体的各自职责如何做到依序履行,将合规落地,就需要制作以下三张合规关键清单:
第一张“清单”是风险识别清单。这是合规管理工作的基础,通过各个业务部门和管理部门逐项梳理自己的工作内容,结合各项必须遵循的法律法规和政策文件,确定工作中的合规风险点,把这些风险点按照风险程度和发生概率排列出来,形成风险识别清单。
第二张“清单”是岗位合规职责清单。每个岗位都有清晰的岗位职责,对照这些岗位职责,将每个职责中的合规审核、合规管理、合规动作都反映出来,对于本岗的合规职责就能凸显并汇总为合规职责清单。
第三张“清单”是流程管控清单。是指所有企业的业务流程和管理流程中,通过识别合规风险,都要设置关键风控点,并增加合规审查环节,每个流程管控环节依次确认,就形成流程管控清单。 合规风险识别清单、岗位职责清单、流程管控清单,是《中央企业合规管理办法》明确企业必须建立的关键清单,其内部逻辑是功能彼此衔接,工作顺序层层递进,直到形成完整闭环。当然在此之中,配合这三张关键清单落地的还需要其他的内容配合,如法律法规清单,或者合规义务清单等。

第二   建立清单


《办法》第二十条明确:中央企业应当建立合规风险识别评估预警机制,全面梳理经营管理活动中的合规风险,建立并定期更新合规风险数据库,对风险发生的可能性、影响程度、潜在后果等进行分析,对典型性、普遍性或者可能产生严重后果的风险及时预警。 
风险识别,基本上以各业务部门或职能部门为主,在梳理各自部门履职流程过程中,出现未履职或未正确履职的后果,即是风险。
可以这样说,“岗位合规职责清单”与“风险识别合规清单”其实是一件事务的两个面,如果没有按照岗位职责履职尽责,则会启动对应的风险识别清单内的风险点,同样会启动合规流程中的关联环节,自然启动合规流程:要求违规岗位责任人做出调整、改正,直至合规。
其实,这样的合规改正环节的启动引发的一系列流程和动作,又是合规流程清单的具体表现。 牵一发而动全身。整个合规体系中,无法割裂任何一个合规清单,使其在合规体系中独立启动,发挥作用。合规审查是合规体系的关键环节,任何一个合规审查的启动,都是从各部门自行提起申请,到相关部门进行专项内容合规审查,再到法律部门合规审查,最后到合规管理部门的合规规范的审查,整个期间流程的任何一个环节,如果出现不符合合规,均要从头启动。 
所以,本文讨论三张关键的合规清单,在内容上、形式上、流程上一定是相互满足、相互制约、又相互监督的一套体系性文件。这一整套文件的建立和更新,也同样,任何一个点的细微变动,均要做出其他清单的相应变更。虽然,风险评估清单和岗位职责清单在流程层面上基本是相辅相成,但不代表这两张清单在内容方面是正反一致的。是因为,风险来源,既有来自于公司之外的,也有公司内部产生的。公司面临的合规风险进行识别分析评价,才能形成公司合规风险清单。

第三  制作关键清单

1)梳理各岗位涉及的业务范围的事项清单,确保内容完整、准确。
岗位职责的完整是后续合规风险评估覆盖的基础。如果岗位职责发生遗漏,则企业就会存在对应的合规风险。
梳理岗位职责的业务清单,目标是穷尽。
岗位合规清单,包含岗位职责义务和岗位风险。梳理方法有两种,可以从岗位职责入手,梳理履职业务活动清单,也可以从部门职责内容入手。根据业务内容清单,检索每一个业务对应需要遵守的合规义务,合规义务包括公开的法律法规强制性标准制度,也包括政策性法律法规和国际性文件,还有上级主管单位的监管文件,按照业务归口,建立起部门职责的合规业务清单。
2)开展业务合规风险识别、分析、评估,在对风险发生的可能性、影响程度、潜在后果等进行分析的基础上,进行合规风险分级,制定风险识别清单。
风险识别清单,同样可以按照岗位或者部门主责两个方面入手。都是通过对员工的岗位职责,和部门主责的业务内容范围,对照企业制度中确定的职责说明,梳理出对应的履职事项,进行合规风险源识别、对应的风险情形描述,进行风险分析与风险评估分级,列出风险识别清单。
 3)当发生业务变更,或者新规出来等其他重要的变化,则需及时和定期进行合规风险再识别、再分析和再评估,每年需至少覆盖企业全员、全领域、全过程一次。
实现合规流程的动态管理,建立起动态更新的风险识别清单。
对于《中央企业合规管理办法》明确的重点领域,如针对反垄断、反商业贿赂、生态环保、安全生产、劳动用工、税务管理、数据保护等重点领域,以及合规风险较高的业务,风险识别清单要制定及时预警机制。
4)合规流程管控清单。
《中央企业合规管理办法》第二十一条明确:中央企业应当将合规审查作为必经程序嵌入经营管理流程,重大决策事项的合规审查意见应当由首席合规官签字,对决策事项的合规性提出明确意见。业务及职能部门、合规管理部门依据职责权限完善审查标准、流程、重点等,定期对审查情况开展后评估。
所以,做好合规流程的嵌入,还需编制公司层面由首席合规官进行合规审查的业务环节清单。同样,各业务和职能部门,需编制自己部门合规审查的环节清单。 
最后,合规管理部门需针对企业合规体系,还是以业务管理为中心,将涉及该业务适用的合规义务实质性要求、制度化的合规风险应对措施单独制定成《业务合规管理指南》,并对应形成《业务流程合规管控清单》。同样,也是与业务管理制度相对独立,业务经办人员在按照业务管理制度执行业务的同时,也按照《业务合规管理指南》执行业务。 
合规管理,是把合规审查标准、流程、重点等,定期对审查情况开展后评估等用制度规范好,并且将上面的公司层面、部门层面的两级合规审查业务环节事项清单作为附件共同执行。

第四  清单落地

ISO37301 使用指南“运行和策划”提出了,一个设计良好的合规管理体系包括各种措施(如政策、流程、程序),这些措施既能为合规文化提供内容,又能产生效果。它们旨在解决降低合规风险评估流程中确定的风险。 运行控制的一个基本要素是行为准则,其中规定了本组织对相关合规义务的充分承诺。行为准则应适用于所有人员,并可供他们所用。根据行为准则及其延伸,合规措施应纳入组织的日常运行中,以期培养合规文化。

在与业务流程相关的情况下,如果缺少此类控制,可能会导致偏离合规政策或违反合规义务,则需要进行运营控制。这些情况可能与所有业务情况、活动或过程(如生产、安装、维修、维护)有关,也可能与承包商、供应商或销售商有关。 控制的程度不同取决于几个因素,如所执行职能的重要性或复杂性、不合规的潜在后果或所涉及或可用的技术支持。当运行控制失败时,有必要采取措施来解决任何不良结果或影响。 

除了具备设计良好的合规管理措施以外,合规关键清单的落地,还需要把关注点放在责任主体上。即以岗位为单元,将合规职责、合规义务、合规风险识别、合规评价等都落实到岗位上,合规管控落实到岗位上,合规培训落实到岗位上。同理,再将落实到岗位上的所有内容,同步落实到业务合规流程中去。


第五   小结

综上,国资委提出的合规管理办法,关键之三是要制作好本文探讨的“三张清单”,具有现实意义:通过风险识别清单,可以找到合规风险;岗位合规职责清单,可以落实合规管理的岗位和人员;流程管控清单,用来确定不同合规风险应对和处理方法,进而实现目标清晰、责任到位、措施落实。 


中央企业合规管理办法

第一章  总 则

第一条 为深入贯彻习近平法治思想,落实全面依法治国战略部署,深化法治央企建设,推动中央企业加强合规管理,切实防控风险,有力保障深化改革与高质量发展,根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国企业国有资产法》等有关法律法规,制定本办法。

第二条 本办法适用于国务院国有资产监督管理委员会(以下简称国资委)根据国务院授权履行出资人职责的中央企业。

第三条 本办法所称合规,是指企业经营管理行为和员工履职行为符合国家法律法规、监管规定、行业准则和国际条约、规则,以及公司章程、相关规章制度等要求。

本办法所称合规风险,是指企业及其员工在经营管理过程中因违规行为引发法律责任、造成经济或者声誉损失以及其他负面影响的可能性

本办法所称合规管理,是指企业以有效防控合规风险为目的以提升依法合规经营管理水平为导向以企业经营管理行为和员工履职行为为对象,开展的包括建立合规制度、完善运行机制、培育合规文化、强化监督问责等有组织、有计划的管理活动

第四条 国资委负责指导、监督中央企业合规管理工作,对合规管理体系建设情况及其有效性进行考核评价,依据相关规定对违规行为开展责任追究。

第五条 中央企业合规管理工作应当遵循以下原则:

(一)坚持党的领导。充分发挥企业党委(党组)领导作用,落实全面依法治国战略部署有关要求,把党的领导贯穿合规管理全过程

(二)坚持全面覆盖。将合规要求嵌入经营管理各领域各环节,贯穿决策、执行、监督全过程落实到各部门、各单位和全体员工,实现多方联动、上下贯通。

(三)坚持权责清晰。按照“管业务必须管合规”要求,明确业务及职能部门、合规管理部门和监督部门职责,严格落实员工合规责任,对违规行为严肃问责。

(四)坚持务实高效。建立健全符合企业实际的合规管理体系,突出对重点领域、关键环节和重要人员的管理,充分利用大数据等信息化手段,切实提高管理效能。

第六条中央企业应当在机构、人员、经费、技术等方面为合规管理工作提供必要条件,保障相关工作有序开展。

第二章  组织和职责

第七条 中央企业党委(党组)发挥把方向、管大局、促落实的领导作用,推动合规要求在本企业得到严格遵循和落实,不断提升依法合规经营管理水平。

中央企业应当严格遵守党内法规制度,企业党建工作机构在党委(党组)领导下,按照有关规定履行相应职责,推动相关党内法规制度有效贯彻落实。

第八条 中央企业董事会发挥定战略、作决策、防风险作用,主要履行以下职责:

(一)审议批准合规管理基本制度、体系建设方案和年度报告等

(二)研究决定合规管理重大事项。

(三)推动完善合规管理体系并对其有效性进行评价。

(四)决定合规管理部门设置及职责

第九条 中央企业经理层发挥谋经营、抓落实、强管理作用,主要履行以下职责:

(一)拟订合规管理体系建设方案,经董事会批准后组织实施。

(二)拟订合规管理基本制度,批准年度计划等,组织制定合规管理具体制度。

(三)组织应对重大合规风险事件

(四)指导监督各部门和所属单位合规管理工作。

第十条 中央企业主要负责人作为推进法治建设第一责任人,应当切实履行依法合规经营管理重要组织者、推动者和实践者的职责,积极推进合规管理各项工作。

第十一条 中央企业设立合规委员会,可以与法治建设领导机构等合署办公,统筹协调合规管理工作,定期召开会议,研究解决重点难点问题。

第十二条 中央企业应当结合实际设立首席合规官,不新增领导岗位和职数,由总法律顾问兼任对企业主要负责人负责,领导合规管理部门组织开展相关工作,指导所属单位加强合规管理。

第十三条 中央企业业务及职能部门承担合规管理主体责任,主要履行以下职责:

(一)建立健全本部门业务合规管理制度和流程,开展合规风险识别评估,编制风险清单和应对预案

(二)定期梳理重点岗位合规风险,将合规要求纳入岗位职责

(三)负责本部门经营管理行为的合规审查

(四)及时报告合规风险,组织或者配合开展应对处置

(五)组织或者配合开展违规问题调查和整改。

中央企业应当在业务及职能部门设置合规管理员,由业务骨干担任,接受合规管理部门业务指导和培训

第十四条 中央企业合规管理部门牵头负责本企业合规管理工作,主要履行以下职责:

(一)组织起草合规管理基本制度、具体制度、年度计划和工作报告等

(二)负责规章制度、经济合同、重大决策合规审查

(三)组织开展合规风险识别、预警和应对处置根据董事会授权开展合规管理体系有效性评价

(四)受理职责范围内的违规举报,提出分类处置意见,组织或者参与对违规行为的调查。

(五)组织或者协助业务及职能部门开展合规培训,受理合规咨询,推进合规管理信息化建设。

中央企业应当配备与经营规模、业务范围、风险水平相适应的专职合规管理人员,加强业务培训,提升专业化水平。

第十五条 中央企业纪检监察机构和审计、巡视巡察、监督追责等部门依据有关规定,在职权范围内对合规要求落实情况进行监督,对违规行为进行调查,按照规定开展责任追究。

第三章  制度建设

第十六条 中央企业应当建立健全合规管理制度,根据适用范围、效力层级等,构建分级分类的合规管理制度体系

第十七条 中央企业应当制定合规管理基本制度,明确总体目标、机构职责、运行机制、考核评价、监督问责等内容

第十八条 中央企业应当针对反垄断、反商业贿赂、生态环保、安全生产、劳动用工、税务管理、数据保护等重点领域,以及合规风险较高的业务,制定合规管理具体制度或者专项指南

中央企业应当针对涉外业务重要领域,根据所在国家(地区)法律法规等,结合实际制定专项合规管理制度

第十九条 中央企业应当根据法律法规、监管政策等变化情况,及时对规章制度进行修订完善,对执行落实情况进行检查。

第四章  运行机制

第二十条 中央企业应当建立合规风险识别评估预警机制, 全面梳理经营管理活动中的合规风险,建立并定期更新合规风险数据库对风险发生的可能性、影响程度、潜在后果等进行分析,对典型性、普遍性或者可能产生严重后果的风险及时预警。

第二十一条 中央企业应当将合规审查作为必经程序嵌入经营管理流程重大决策事项的合规审查意见应当由首席合规官签字,对决策事项的合规性提出明确意见。业务及职能部门、合规管理部门依据职责权限完善审查标准、流程、重点等,定期对审查情况开展后评估。

第二十二条 中央企业发生合规风险,相关业务及职能部门应当及时采取应对措施,并按照规定向合规管理部门报告

中央企业因违规行为引发重大法律纠纷案件、重大行政处罚、刑事案件,或者被国际组织制裁等重大合规风险事件,造成或者可能造成企业重大资产损失或者严重不良影响的,应当由首席合规官牵头,合规管理部门统筹协调,相关部门协同配合,及时采取措施妥善应对。

中央企业发生重大合规风险事件,应当按照相关规定及时向国资委报告。

第二十三条 中央企业应当建立违规问题整改机制,通过健全规章制度、优化业务流程等,堵塞管理漏洞,提升依法合规经营管理水平。

第二十四条 中央企业应当设立违规举报平台,公布举报电话、邮箱或者信箱,相关部门按照职责权限受理违规举报,并就举报问题进行调查和处理,对造成资产损失或者严重不良后果的,移交责任追究部门;对涉嫌违纪违法的,按照规定移交纪检监察等相关部门或者机构。

中央企业应当对举报人的身份和举报事项严格保密,对举报属实的举报人可以给予适当奖励。任何单位和个人不得以任何形式对举报人进行打击报复。

第二十五条 中央企业应当完善违规行为追责问责机制,明确责任范围,细化问责标准,针对问题和线索及时开展调查,按照有关规定严肃追究违规人员责任。

中央企业应当建立所属单位经营管理和员工履职违规行为记录制度将违规行为性质、发生次数、危害程度等作为考核评价、职级评定等工作的重要依据

第二十六条 中央企业应当结合实际建立健全合规管理与法务管理、内部控制、风险管理等协同运作机制,加强统筹协调,避免交叉重复,提高管理效能。

第二十七条 中央企业应当定期开展合规管理体系有效性评价,针对重点业务合规管理情况适时开展专项评价,强化评价结果运用。

第二十八条 中央企业应当将合规管理作为法治建设重要内容纳入对所属单位的考核评价。

第五章  合规文化

第二十九条 中央企业应当将合规管理纳入党委(党组)法治专题学习,推动企业领导人员强化合规意识,带头依法依规开展经营管理活动。

第三十条 中央企业应当建立常态化合规培训机制,制定年度培训计划,将合规管理作为管理人员、重点岗位人员和新入职人员培训必修内容。

第三十一条 中央企业应当加强合规宣传教育,及时发布合规手册组织签订合规承诺,强化全员守法诚信、合规经营意识。

第三十二条 中央企业应当引导全体员工自觉践行合规理念,遵守合规要求,接受合规培训,对自身行为合规性负责,培育具有企业特色的合规文化。

第六章  信息化建设

第三十三条 中央企业应当加强合规管理信息化建设,结合实际将合规制度、典型案例、合规培训、违规行为记录等纳入信息系统

第三十四条 中央企业应当定期梳理业务流程,查找合规风险点,运用信息化手段将合规要求和防控措施嵌入流程,针对关键节点加强合规审查,强化过程管控。

第三十五条 中央企业应当加强合规管理信息系统与财务、投资、采购等其他信息系统的互联互通,实现数据共用共享。

第三十六条 中央企业应当利用大数据等技术,加强对重点领域、关键节点的实时动态监测,实现合规风险即时预警、快速处置。

第七章   监督问责

第三十七条 中央企业违反本办法规定,因合规管理不到位引发违规行为的,国资委可以约谈相关企业并责成整改;造成损失或者不良影响的,国资委根据相关规定开展责任追究。

第三十八条 中央企业应当对在履职过程中因故意或者重大过失应当发现而未发现违规问题,或者发现违规问题存在失职渎职行为,给企业造成损失或者不良影响的单位和人员开展责任追究。

第八章  附 则

第三十九条 中央企业应当根据本办法,结合实际制定完善合规管理制度,推动所属单位建立健全合规管理体系

第四十条 地方国有资产监督管理机构参照本办法,指导所出资企业加强合规管理工作

第四十一条 本办法由国资委负责解释。

第四十二条 本办法自2022年10月1日起施行本文来源:综合互联网 CIA内审师小站整理编辑,版权归原作者所有,本公众号转载仅用于交流与学习,如有侵权请联系后台删除

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