先说个真事
去年有个项目竣工结算，审计报告26页，我需要出一份5分钟的项目汇报给领导。
按以前的老办法，我先读一遍26页报告，划重点，再压缩，再改口语，再读一遍卡时长——前后折腾了两个晚上。
后来我用AI做，同一份报告，半小时搞定。
不是AI比我强，是AI不会累，不会烦，不会写着写着走神。它可以反复帮你调，直到你说"这个感觉对了"。
今天把我这两年用下来最管用的提示词模板整理出来，免费送。不玩虚的，直接给，你复制就能用。
一、项目汇报发言稿
场景： 项目竣工会、季度汇报会、向领导汇报进展，最常见也最费时间的那类。
提示词：
以下是一份[项目结算报告/季度汇报材料/施工进度报告]，需要从中提炼出[X]分钟汇报的核心内容。听众是[项目总经理/成本总监/甲方领导]。请从报告中找出最值得在现场口头表达的3个核心点，每个点说明：1. 为什么值得在现场说2. 不放进汇报的理由然后把这3个核心点改写成口头汇报稿，要求：- 每句话不超过20字- 数字出现后跟一句话说明它意味着什么- 重要结论重复表达一次- 去掉"据此可知""综上所述""根据审计"等书面用语- 语气自然，像在跟领导说话，不是念报告报告如下：[粘贴报告全文]二、工程签证单
场景： 现场签证、变更单、索赔函，是造价人写得最多也最怕写得不规范的那类。写得不专业，甲方打回来重写，耽误时间还影响结算。
提示词：
请帮我写一份工程签证单，内容如下：- 签证事项：[描述发生了什么需要签证]- 发生时间：[具体日期]- 涉及工程量：[具体数据]- 费用影响：[估算金额或待确认]要求：- 语言严谨规范，符合工程签证标准格式- 事实描述清晰，因果链条完整（为什么发生→造成了什么→需要签证多少）- 语气专业，不带情绪，不给对方留扯皮空间- 结尾留一句"请贵方核实确认"之类的话亲测效果： 写完直接发给项目经理过目，基本不用大改。以前写一份签证要憋半小时，现在十分钟出初稿。
三、施工日志/监理日志
场景： 每天都要写，以前是应付，现在用AI出初稿，自己过一遍改几句，效率翻倍。
提示词：
请帮我写[今天的施工日志/监理日志]，内容如下：- 今日主要施工内容：[描述]- 完成工程量：[具体数据]- 投入人员：[人数+工种]- 设备使用情况：[设备名称]- 明日计划：[简述]要求：- 语气客观，记录感强，不要写成流水账- 专业术语使用准确- 字数控制在200字以内- 格式符合[监理日志/施工日志]标准格式四、投标文件技术标
场景： 投标技术标里有一块是"施工方案"或"技术措施"，框架固定，换个项目改一改就能用。用AI出初稿效率极高。
提示词：
请帮我为以下项目撰写技术标中的[施工方案/质量保证措施/安全文明施工方案]部分：- 项目名称：[名称]- 项目类型：[房建/市政/安装等]- 工期：[天数]- 重点难点：[描述]要求：- 格式符合招标文件技术标要求- 使用标准施工规范用语- 突出针对本项目特点的专项措施- 结构清晰，分点列项，方便评标专家阅读- 全文控制在[具体字数]字以内五、工作总结/述职报告
场景： 年终述职、季度总结、竞聘报告。这类材料最难写，是因为写自己写得不像自己，用AI出骨架，自己填真实数据和感受。
提示词：
请帮我写一份[年终/季度/竞聘]工作总结，框架如下：- 本期主要工作：[3-5条，每条一句话]- 核心成果：[列出具体数据和成绩]- 存在的问题：[2-3条，要真实但不要说太满]- 下期计划：[与问题对应的改进方向]要求：- 第一人称，语气真实，像真的在说自己做过的事- 数据用具体数字，不要写"取得了一定成绩"这种废话- 问题部分要敢于说真实痛点，不要写成"还有提升空间"- 结尾有一句升华，不是表决心，是收一个观点六、给同事/领导的正式邮件
场景： 结算对量时跟对方沟通、给甲方发函、催款邮件，这类邮件写得太随意显得不专业，写得太官方又像机器人。
提示词：
请帮我写一封发给[对方身份]的邮件，情况如下：- 背景：[什么事情需要沟通]- 核心诉求：[你想要什么]- 对方可能的态度：[配合/有争议/拖延]要求：- 专业但不冷漠，有理有据但不硬刚- 如果有争议，语气坚定但留有余地，不把话说死- 邮件开头一句话说清这件事是什么- 结尾有明确的下一步动作（请确认/请回复/请安排）- 总字数不超过300字七、AI写材料的三个原则
模板给完了，有三件事说在前面：
第一，AI出初稿，人来判断。
AI写的不是你，你才是那个把关的人。尤其是数字、工程量、变更事项这些涉及结算的内容，一定要自己核对一遍。AI可以帮你写得像，但不会帮你核查对不对。
第二，提示词不是越长越好，是越准越好。
我一开始用AI的时候，提示词写得特别长，恨不得把所有背景都塞进去，效果反而一般。后来发现，把核心需求说清楚，加上具体要求，比写一大段背景有效得多。
第三，最常用的几个模板，用熟了比换新的管用。
我上面给的这些，是用了两年筛下来的。不追求多，先把最常用的两三个模板用熟，形成习惯，比收藏一堆模板但每次都懒得开强。
最后说一句
我以前觉得写材料这事就是基本功，硬着头皮也得会。
后来发现，写材料这件事，花多少时间不是由难度决定的，是由方法决定的。用对工具，一份报告可以从两晚上压缩到半小时。一份签证可以从憋半小时变成十分钟出初稿。
时间省下来，去陪家人，去考个证，去想想下一个项目怎么投，比耗在材料上值。
模板用得上吗？哪类材料你写得最头疼，评论区说说，我帮你针对性出提示词。
