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引言：
风电、光伏等新能源项目具有建设周期短、施工难度高、参建单位多、交叉作业频繁、地理位置偏远等显著特点。一个典型的风电场或光伏电站项目，从前期立项到并网发电，建设周期通常仅12至18个月，而参建单位多达十余家，文件形成量大且分散。与此同时，新能源项目档案普遍面临人员短缺、专业水平参差不齐、传统管理模式难以适应“短平快”建设节奏等现实困境。
2024年以来，国家能源局相继发布多项新能源档案行业标准：2024年5月，NB/T 31021—2024《风力发电企业科技文件归档与整理规范》发布，替代2012年版，于2024年11月24日正式实施；2025年6月，NB/T 11764—2025《光伏发电企业档案分类导则》发布，于2025年12月30日正式实施；《海上风电建设项目文件收集与档案整理规范》亦已完成征求意见稿。这些标准为风电光伏项目档案管理提供了统一的技术依据。
本文以最新行业标准为纲，结合国电电力发展股份有限公司在实践中总结的“清单式”档案管理模式，系统阐述风电光伏项目档案收集与整理的全流程实操要点。
一、风电光伏项目档案管理的核心挑战
风电光伏项目档案工作面临的主要困境包括：
建设周期短：与传统火电项目5至8年的建设周期不同，新能源项目通常要求12至18个月内完成从开工到并网的全过程，档案工作必须与工程进度同步推进，留给档案收集整理的时间窗口极为有限。
参建单位多：一个新能源项目涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、设备供应商等十余家参建单位，各单位档案管理能力参差不齐，标准执行不一。
人员流动大：施工现场地处戈壁荒漠或深山，条件艰苦，档案人员流动性大，新到岗人员往往缺乏档案专业培训，难以快速上手。
地域分散：风电光伏项目多分布在偏远地区，点多面广，建设单位难以实施集中管控，档案工作指导监督成本高。
二、核心标准体系：风电光伏档案管理的规范基础
2.1 风力发电企业科技文件归档与整理规范（NB/T 31021—2024）
该标准于2024年5月24日发布，2024年11月24日正式实施，替代NB/T 31021—2012版本。标准由能源行业风电标准化技术委员会风电场运行维护分技术委员会归口，国家能源局批准发布。
适用范围：风力发电企业科技文件、照片、实物及其电子文件的归档、整理和移交要求。
核心内容：规定了风电企业科技文件的归档范围、整理方法、档号构成、编目要求、电子文件归档规范等。标准特别强调“全过程管理”理念，要求将档案工作贯穿项目立项、设计、施工、调试、验收各阶段。
2.2 光伏发电企业档案分类导则（NB/T 11764—2025）
该标准于2025年6月30日发布，2025年12月30日正式实施，是国家能源局针对光伏发电企业制定的专门分类标准。
适用范围：光伏发电企业档案分类的总体要求、类目管理和档号构成。
核心内容：规定了光伏发电企业档案的分类原则、分类体系、类目设置、档号结构等技术要求。分类体系涵盖项目前期、工程建设、生产运行、设备管理、科研技术等门类。
2.3 海上风电建设项目文件收集与档案整理规范（征求意见稿）
2025年6月，中国电力建设企业协会发布该标准的征求意见稿，面向行业征求意见。该标准针对海上风电特殊环境，对深水施工、海缆敷设、海上平台安装等特殊工序的文件收集提出专门要求。
三、清单式管理模式：新能源档案管理的创新实践
针对新能源项目“短平快”的特点，国电电力发展股份有限公司在实践中摸索出一套“清单式”档案管理模式。该模式以国家规范和行业标准为依据，为新能源项目量身打造10张管理清单，用语简练、通俗易懂、便于操作，有效解决了人员少、参建单位多、档案工作推进难等困境。
3.1 管理清单（4张）
（1）组织机构网络清单
在项目建设伊始，由建设单位牵头，成立覆盖所有参建单位的档案组织机构和档案管理三级网络。机构网络清单包括：
项目档案管理领导小组
各职能部门、参建单位档案工作职责
各参建单位档案管理三级网络
建设项目档案管理沟通机制
建设项目安健环组织机构
项目应急突发事件领导机构
组织机构清单须与现场实际同步调整、同步更新，确保档案工作责任落实到人。
（2）制度管理清单
制定与项目相适应的档案管理制度，使项目档案工作有章可依。制度管理清单包括：
《建设项目工程档案管理制度》
《新能源项目档案分类方案》
《新能源项目文件材料归档范围和保管期限表》
《新能源项目文件材料和档案收集整理实施细则》
《项目文件归档编制要求》
《竣工图编制审核办法》
《声像档案拍摄大纲》
《设备档案开箱验收制度》
《档案库房管理办法》
《档案借阅利用制度》
《档案验收考核制度》
（3）事前控制清单
本着关口前移的原则，将档案工作纳入招投标管理、合同管理、质量管理，贯穿整个建设过程。事前控制清单包括：
招投标管理清单：明确招标文件中档案要求
合同管理清单：将档案移交纳入合同结算条件
单位工程清单：按单位工程划分归档责任
设备文件清单：明确设备开箱资料归档要求
竣工文件验收清单：规定竣工文件验收标准和流程
实行档案人员签字制度和竣工文件三级验收制度，严把文件材料入口关。
（4）项目进度清单
按照项目进展和施工进度制定项目进度清单，这是实现档案工作与工程建设同步推进的核心清单。内容包括：
立项文件
招投标合同文件
设计文件
征地用地文件
项目管理文件
施工文件
信息系统文件
设备文件
监理文件
科研文件
生产准备文件
竣工验收文件
每个阶段详细罗列文件移交内容和目录，落实责任人，确保档案工作与工程进度同步。
3.2 业务清单（6张）
（1）档案交底清单
建设单位在项目开工前，按阶段分专业做好档案交底。交底清单包括：
首次交底：项目开工前，明确档案工作标准规范、执行依据
建设过程中交底：按施工节点，明确各阶段归档范围、保管期限、归档套数、归档时间
归档阶段交底：项目竣工前，明确竣工图编制要求、归档质量要求、移交程序
通过交底清单，让参建人员清楚项目档案工作的具体事项，降低沟通成本。
（2）典表清单
典表是项目建设过程中各参建单位共同使用的规范报表，一般分为A、B、C三类。典表清单包括：
典表的编制依据
典表的分类（监理表单、施工表单、工程通用表单）
典表的编码规定
验评报审表格式
隐蔽签证报审格式
统一典表格式是规范档案收集的基础性工作。
（3）过程监督清单
过程监督清单涵盖综合管理文件、技术文件、设备验收三个维度：
综合管理文件清单：单位及人员资质清单、器械工具清单、图纸会审记录、方案报审清单、整改复验清单等
技术文件检查清单：施工记录、调试记录、安装记录、隐蔽预埋清单、验评记录等工序清单
设备验收清单：设备到货台账、设备跟踪台账、设备开箱验收单、材料领用单、材料代保管台账等
（4）质量验收清单
将项目档案工作纳入工程质量管理体系，确保施工文件质量符合归档要求。质量验收清单包括：
历次质量监检文件
工序交接清单
验评资料清单
环保水保验收文件
安全设施验收文件
职业卫生劳动保障文件
（5）特种载体移交清单
特种载体档案是项目建设全过程的重要体现，尤其是声像档案，真实反映原始地形地貌、过程监督、重要节点、重要工序、隐蔽工程验收等。特种载体移交清单包括：
工程照片归档范围、存储格式、数量及整编要求
音像档案归档范围、时长、格式要求
实物档案归档范围、说明编写要求
（6）动态管理清单
受环境、天气、地势等因素影响，新能源项目建设会存在变更设计、材料代用、优化工序等情况。动态管理清单包括：
进场人员动态调整
技术标准动态更新
物料替代同步更新
设计变更跟踪
做好动态清单管控，可有效杜绝文件缺失。
四、收集管理：源头控制的实操要点
4.1 归档范围的界定
依据NB/T 31021—2024标准，风电项目归档范围涵盖：
前期及管理文件：项目立项、可行性研究、用地批复、环评水保、招投标、合同协议
设计文件：可行性研究设计、初步设计、施工图设计、设计变更、竣工图
施工文件：土建工程、安装工程、调试记录、隐蔽工程验收记录
设备文件：设备开箱资料、安装记录、调试报告、运行维护手册
监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理总结
竣工验收文件：启动验收、并网验收、专项验收、竣工验收
光伏发电企业档案分类则依据NB/T 11764—2025标准执行，分类体系涵盖项目前期、工程建设、生产运行、设备管理等门类。
4.2 “三同步”管理机制
风电光伏项目档案收集应实行“三同步”管理：
档案工作与立项批复同步启动：项目立项阶段即明确档案管理要求，纳入合同条款
档案工作与施工进度同步检查：按施工节点同步检查文件形成情况，发现问题及时整改
档案工作与工程验收同步归档：工程验收前完成竣工文件归档，验收时同步进行档案验收
这一机制确保档案工作不滞后、不拖尾。
4.3 合同约束机制
将档案管理要求纳入合同条款，是实现前端控制的有效手段：
施工合同：明确施工单位负责施工过程文件的收集、整理、组卷，竣工档案移交合格后方可办理结算
设备采购合同：明确设备供应商随货提供完整开箱资料（合格证、说明书、图纸等），资料缺失视为验收不合格
监理合同：明确监理单位负责监理文件的收集整理，并对施工单位档案质量进行审核把关
4.4 重点文件的专项管理
设备开箱资料：风电光伏项目设备种类多、数量大，开箱资料是设备档案的核心。应建立“开箱必到场”制度，设备管理员开箱时通知档案人员到场，现场清点、登记、归档，资料不落地直接进入档案室。
隐蔽工程记录：风电项目基础浇筑、电缆敷设、接地网埋设等隐蔽工程，光伏项目支架基础、电缆沟等隐蔽工程，一旦覆盖无法复测，验收记录必须及时、准确、完整。应要求施工单位在隐蔽工程验收后48小时内提交验收记录。
设计变更文件：风电光伏项目地形复杂，设计变更频繁。应建立设计变更台账，记录变更单号、原图号、变更内容、变更日期、归档状态，实现变更文件的全程追溯。
声像档案：新能源项目地处偏远，原始地形地貌的记录尤为珍贵。应制定《声像档案拍摄大纲》，明确拍摄节点、拍摄内容、取景要求，确保声像材料与工程进度同步完成。
五、整理规范：系统化组织的实操要点
5.1 分类体系的构建
依据NB/T 11764—2025《光伏发电企业档案分类导则》，光伏发电企业档案分类应遵循以下原则：
总体要求：分类体系应覆盖企业全部业务活动，体现光伏发电企业特点
类目管理：分类类目应层级清晰、逻辑严密、便于扩展
档号构成：档号由分类号、项目号、案卷号等要素组成，确保唯一性、稳定性
风电项目档案分类可参照NB/T 31021—2024标准，采用“项目—阶段—专业”三级分类法：
项目级：区分不同风电场项目
阶段级：按项目建设阶段划分，包括前期、设计、施工、竣工、设备
专业级：按工程专业划分，包括土建、电气、风机安装、升压站、集电线路等
5.2 组卷规则的执行
组卷遵循“保持文件有机联系、便于保管利用”的原则：
卷内文件范围：同一专业、同一系统、同一装置的文件集中组卷。风电项目按机组（1#风机、2#风机）组卷，光伏项目按方阵（1#方阵、2#方阵）组卷
卷内文件顺序：按时间顺序或工序流程排列
卷内页数控制：每卷控制在100页左右，不超过150页
卷内结构：卷内目录—文件材料—备考表
装订方式：采用“三孔一线”装订法
5.3 编号规则的统一
档号构成规则为：项目代号—分类号—案卷号。
风电项目分类号可参照NB/T 31021—2024标准设置，光伏项目分类号依据NB/T 11764—2025标准执行。案卷号在同类内从“1”开始连续编号。
5.4 编目工作的规范
应编制以下目录：
案卷总目录：汇总所有案卷的基本信息，包括档号、题名、形成单位、形成时间、保管期限
卷内目录：列示每个案卷内单份文件的题名、责任者、文号、日期、页号
案卷封面：标注档号、案卷题名、形成单位、形成时间
脊背标签：标注档号、案卷题名（简称）、形成年度
案卷题名应准确概括卷内文件内容，避免题名过简导致检索困难。
六、数字化建设：档案资源的现代化转型
6.1 数字化范围界定
依据NB/T 31021—2024标准，风电企业科技文件数字化范围包括纸质档案、照片档案、实物档案及其电子文件的转换。按以下优先级实施：
第一优先级：永久保管期限的档案
第二优先级：利用率高的档案
第三优先级：珍贵、濒危档案
6.2 数字化流程质量控制
前处理：拆除原装订物，展平褶皱，修复破损，每页右下角用铅笔标注页号。
扫描：分辨率不低于300DPI，彩色文件用彩色模式，黑白文件用黑白模式，长期保存采用TIFF或PDF/A格式。
著录：著录项包括档号、题名、责任者、文号、日期、页数、保管期限，依据DA/T 18—2022《档案著录规则》执行。
挂接：建立目录数据与图像文件的一一对应关系，挂接后逐条验证。
备份：至少三套备份（一套封存、一套日常使用、一套异地存放）。
6.3 电子文件归档
推进办公自动化系统、合同管理系统等业务系统电子文件在线归档，实现“增量电子化”。截至2025年7月，大唐山西新能源公司已完成存量档案挂接率80%，实现10余万件档案数字存档。
七、档案验收：专项验收的规范流程
7.1 验收前的准备
对照《新能源项目文件材料归档范围和保管期限表》进行全面自查，重点检查：
归档范围是否完整覆盖项目建设全过程
分类体系是否合理、稳定
组卷是否符合标准要求
编号是否规范、唯一
编目是否准确、完整
建议邀请上级档案部门或同行专家开展预验收。
7.2 验收后的整改
验收结束后制定整改方案，明确整改内容、责任人、完成时限。整改完成后形成整改报告，报验收组确认。大唐山西新能源公司历时4年分4批次，完成34个风光项目档案专项验收，实现历史遗留项目全“清零”。
八、实操建议：来自实践的几点体会
第一，推行清单式管理。10张清单涵盖组织、制度、过程、验收各环节，用语简练、通俗易懂，能有效解决人员少、能力参差不齐的问题。新手拿到清单便能开展工作，从源头上实现全流程管控。
第二，落实“三同步”机制。档案工作与立项批复同步启动、与施工进度同步检查、与工程验收同步归档，确保档案工作不滞后。
第三，抓好声像档案。按照《声像档案拍摄大纲》，保证声像材料与工程进度同步完成。取景地点、时间、画面、拍摄角度应能够完整再现工程建设全过程。
第四，注重过程管控。月度档案例会、日常检查、过程跟踪，将问题解决在过程中，避免项目后期集中追索造成档案缺失。
第五，数字化量力而行。存量档案分批数字化，增量档案推进电子化归档。有条件的企业可推进档案系统升级和OA系统在线归档，实现存量数字化、增量电子化。
结语
风电光伏项目档案管理是一项系统性、专业性工作，其核心在于标准先行、清单引领、源头控制、过程管控、规范整理、数字赋能。NB/T 31021—2024《风力发电企业科技文件归档与整理规范》和NB/T 11764—2025《光伏发电企业档案分类导则》的发布实施，为这项工作提供了统一的技术依据。“清单式”管理模式的实践探索，为新能源项目档案工作提供了可复制、可推广的操作范本。
档案工作的价值，在于为项目留存真实记录，为运营提供可靠依据，为后人守护历史记忆。在“双碳”目标的引领下，风电光伏项目正以前所未有的速度发展，档案工作者当以专业之力，守护新能源发展的每一份历史见证。
