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#PDU特别企划
在激烈的市场竞争中，高效的投标管理不仅能够提升企业的竞争力，并且可以帮助企业赢得更多商业机会实现商业目标。然而，投标活动存在着许多挑战，如竞争激烈、项目复杂多变等因素，因此投标活动管理需要进行优化和升级。本文将探讨PMO管理方法及其在投标管理中的应用，并提出相应的策略，以帮助企业提高投标管理效率。
企业投标项目管理现状
投标管理工作通常包括市场调查、商机跟踪、勘察、设计、报价、投标、合同签订和执行等环节。在这个过程中，投标经理应对投标流程进行规划、实施、监控和控制，以提高投标成功率和降低风险。然而，目前企业投标项目管理仍然存在以下现状：投标管理体系和流程指南不完善、缺乏专业人才、技术水平和创新能力不足、投标信息管理不足、对风险管理和应对不足、过于注重数量而忽视质量。
PMO管理项目的有效手段
PMO（Project Management Office）部门常作为项目管理的中心，协调并监督组织内部的项目管理工作。它们关注基于每个项目的独特特征，对各个过程和治理进行合理调整，从而有效率、快速且有效果地生成高质量的结果。它们为项目团队、高级管理层和业务部门负责人提供信息和指导，帮助他们理解支持制定决策所需的当前情况和选项。强有力的PMO会定期在整个组织内共享项目结果，以转移从每个项目中获得的有价值的知识。
以下是PMO部门管理项目的一些有效手段，以支持组织实现项目成功的目标：
（1） 制订标准化项目管理流程——PMO制订一套标准化项目管理流程，并监督项目管理各个阶段。这些流程包括项目计划、风险管理、变更管理、资源管理、任务分配和监控等。通过制订标准化过程，PMO可以为组织提供一致性、及时性和质量可控性的项目管理方法。
（2） 推广和优化最佳实践——PMO将项目管理的最佳实践推广到整个组织。PMO在项目过程中采用Lessons Learned的方式总结经验教训，形成方法、工具、流程等方面的标准性文件，便于其他同类项目的实施。
（3） 提供项目管理工具和模板——PMO提供一系列的项目管理工具和模板，以支持项目经理的日常工作。例如，项目计划模板、变更管理工具、风险管理工具等。这些工具和模板帮助项目经理负责项目执行和管理，并确保项目管理的标准化和规范化。
（4） 项目度量和绩效监控——PMO设计和实施项目绩效度量方法，以及质量度量工具和仪表板。这可以帮助PMO部门和其他项目利益相关者识别项目的潜在问题，并及时进行纠正。PMO组织、推广和使用敏捷方法、应用大数据技术，提高项目管理的敏捷性和决策精度。
（5） 管理项目资源和优化项目结构——PMO有效地管理组织内部的资源，包括人员、资金和实质性资源。PMO建立统一的资源分析、资源调度管理机制，为企业提供全局性资源配置调度的支持，从项目管理水平、项目管理工具、人员管理培养等方面优化组织结构，实现企业运营优化和高质量项目交付。
投标项目管理与项目管理的比照
《PMI道德与专业行为规范》确定了项目管理界最重要的四项价值观：责任、尊重、公平、诚实。
这些价值观恰恰与投标管理不谋而合，投标项目它们形式不同、互不重叠，每一次投标项目都是全新的挑战也是全新的【项目】，“投标经理”相当于“PMO负责人”，需要他更倾向于管家式管理(stewardship)，全程积极指导、推进投标项目又能敏感识别、规避每一项风险，从组建项目团队起至交付投标成果，最终为企业创造价值。
投标经理如何运用PM0管理思维
投标经理是投标过程中的重要决策者，其职责涉及项目计划、人员分工、方案制定、投标报价等多个方面，必须要具备优秀的管理思维和项目管理能力才能顺利完成投标任务。投标经理须确保投标书质量达到招标要求、识别并管控好标书被否决的风险、保持适当的利润率、更新和补充好投标知识库。
投标经理可以运用PM0管理思维带领团队完成以下工作：
1.1 商业论证/可投性评估
投标经理应在获取到招标文件后及时评估并做出是否参与投标的决策。
评估因素有：企业现有资格符合程度、技术难度能否胜任、能否盈利、合同条款和付款条件有否风险、招标程序和评标规则的公正性。
1.2 确定进度计划
企业职能部门应制定完善《投标工作管理办法》，覆盖从获取项目信息起至结果公布后的投标全过程，为投标团队提供标准化的操作流程指导。
确定参与投标后，投标经理应根据项目体量协调、安排资源，召开启动会议（KICK MEETING）与投标团队、高级管理层、决策层制订具体“投标进度计划”，确保整个团队迅速且有组织的进入投标项目管理流程。
1.3 资源管理/定人员
投标经理应优先选择有能力、有经验的人才。考察人才的综合素质、沟通技巧、解决问题的能力以及团队协同能力，确保人员可用性。
投标经理需制订各投标团队的日历。根据不同的阶段（编标、定标、封标、交标）、实际情况以及团队成员之间的特点，合理地分配工作。
投标经理应关注团队人员的情况，及时了解和解决问题。如人员培训和发展、奖励等。
1.4 质量管理——定稿审核
在确定投标目标后，需要制定相关的质量计划，明确质量标准和流程，并制定相应的质量控制措施。
实施质量管理措施时，需要进行投标书的审核和校对，确保内容和格式的准确性和一致性。同时，对投标书质量进行监测，及时发现和解决潜在的质量问题，并采取措施进行质量改进。
最后，通过总结经验和教训，不断完善和优化投标质量管理流程和方法，提升质量管理水平和效率。
1.5 风险管理/遵循投标法规
投标活动如若违反相关的法律法规，有可能导致流标或废标，进而造成资源的浪费。因此，风险管理在投标过程中显得尤为重要。具体而言，风险管理包括风险识别、风险评估、风险规划、风险控制和总结经验等环节。投标经理和团队应识别出潜在的财务、技术和合规性等风险，确定应对风险的优先级。接着，制定风险规划，包括风险避免、风险控制和风险应对等策略。采取必要的措施，对风险进行监测和跟踪，及早发现和应对。最后，在总结经验的基础上，不断完善和改进风险管理的方法和措施。
1.1 项目沟通管理——投标沟通管理
投标经理应制定沟通管理计划，明确沟通的参与者、渠道、时机和频率等要素，确保投标项目的沟通管理能够高效、准确地进行。常用的沟通渠道包括会议、邮件、电话、即时通讯工具（微信或企业微信等），确保投标项目的全面协作和交流。另须确保投标项目的文件和信息能够及时、准确地传递到相关人员手中，切实应对协作办公中的信息流问题。投标经理应定期监控投标项目的沟通情况，及时调整沟通策略和渠道，以及评估沟通管理的效果，确保沟通管理目标能够达成。
1.2 成本管理/定投标价格
投标经理应对投标项目的成本进行估算，包括人力成本、物料成本、运输成本、办公成本等，以及针对不同方案提供的成本优化建议。为支持投标价格的决策，使用成本效益分析和风险评估方法，结合投标的实际情况（如竞争对手数量和利润率），从不同维度评估和分析，以最终确定最适合的投标价格。
经过本研究的探讨，对借鉴PMO管理理念和体系来优化投标管理的实践应用提出了相应的建议。在进行PMO管理实践时，企业需要充分考虑其行业特点、组织架构和人员能力等因素，并灵活运用PMO方法和工具来制定符合自身条件的投标管理方案。这些方面包括加强投标管理沟通协作、完善投标管理制度与流程、积极进行技术储备和能力提升、创新投标管理模式等。
综上所述，借鉴PMO管理理念和体系来优化投标管理实践是具有重要实践意义的。它能够帮助企业实现投标管理的规范化、标准化和高效化，提升企业在投标管理方面的竞争力。
THE END
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