基于企业自身改善的渴望、市场的发展形势,为满足社会、客户与员工的需求,企业在发展过程中往往会不断地引入并应用各种先进的管理理念和方法,实施环境、质量、职业健康与安全、人力资源管理、研发设计、供应链管理、服务保障、6SIGMA等诸多管理体系,多则10几个。
由于这些体系之间没有进行过有效的整合,从而造成各体系之间存在相互脱节、相互冲突的情况,形成“管理孤岛”,致使管理中职责不清、流程不畅、执行力不强、扯皮与资源浪费的现象, 运营效率低下。
特别是中小企业,用流程管理实现企业一体化管理势在必行。
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多体系共存的最大的问题就是流程上的断点
何谓体系?
泛指一定范围内或同类的有关事物按照一定的秩序和内部联系组合而构成的一个有特定功能的有机整体;如工业体系、思想体系等。
何谓管理体系?
管理流程和管理制度的总称。
组织将相互关联的过程或过程网络作为体系来管理,确定组织内部所有管理过程、相互作用关系和接口,以文件化形式体现,实施、保持和持续改进。
何为企业管理体系?
就是企业规则的集成。
企业规则包括组织架构的设计、责权利机制设计、运行流程设计以及其他各类制度规范、管理方法技术工具等。
企业管理体系的核心内容:一个是流程:一切的设计都要先把流程画出来;二是体制:权力连接、流程连接还有机制连接,反映了不同的权力、责任、利益的配置方式。
企业在内部建立诸多的管理体系和制度,其根本目的是更好地满足客户及利益相关者的需求,同时符合法津法规的要求。
因此,企业各种管理制度最终应转换成一套“端到端的流程”。
“端到端的流程”是指为了满足来自客户、外部监管机构及利益相关者需求的一系列连贯、有序的活动的组合。
而“管理体系孤岛”恰恰使得企业“端到端流程”中产生了很多的断点,这些断点直接带来了一系列的管理问题。
要消除上述“管理体系孤岛”的现象,从而避免其所带来的问题,就需要在企业内部引入流程管理的理念和方法,并用流程管理来实现企业内部管理体系的整合。
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一体化管理的意义与作用
客观存在的业务流程类似贯穿于人体的神经系统,而业务流程管理的目标就是完整一致地贯彻企业战略目标,并在日常运营活动中对战略加以支持。
业务流程管理就是一个针对外部环境和企业战略不断调整内部流程、相关组织机构和信息系统的过程。
信息化手段的实施,使得一体化管理成为可能。
1.用一套体系文件进行统一控制,有利于简化企业内部管理,降低企业管理成本,实现企业绩效增值。
2.企业的管理功能和效率发挥的好坏靠的是管理体系的整体有效性的发挥。
一体化管理体系有利于提高企业管理水平,提高企业管理效率与执行力。
3.涵盖多种认证的一体化管理体系有利于增强企业自我发展和自我完善能力,提升市场竞争力。
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用流程管理实现企业一体化管理
用流程管理整合企业管理体系的过程就是用业务流程这套企业的“神经系统”实现“四个统一”,并进而整合企业管理体系的过程。
所谓“四个统一”即设立一个统一的流程管理机构;采用一套统一的流程描述语言;梳理一套统一的流程手册和岗位职责;建立一个统一的信息化流程管理平台。
1.指定一个统一的流程管理机构
既然我们的目标是用流程来整合管理体系,从而克服“管理体系孤岛”的问题。
那么,一个站在企业全局角度进行流程管理的机构就显得不可或缺了。
不过,企业未必一定要单独设立一个流程管理机构,关键是要将流程管理的职责和权力落实到一个部门中去。
当然,被赋予此职责的部门自然也就成为企业管理体系整合的中枢部门了。需要特别指出的是,流程管理职能部门并不是要负责设计具体的流程,而是负责实现管理体系的整合及规范化。
其主要职责包括:建立统一的流程描述规范;设计统一的流程管理架构;进行流程和制度的统一发布;对流程变更进行统一管理并对流程执行情况进行统一的监控等。
2.规定一套统一的流程描述规范
不同的人在描述同一个流程时,或者同一批人在不同的时间点描述同一个流程时,由于没有一套强制统一的描述语言,就会出现流程描述的差异。
因此,流程管理职能部门的首要工作就是要制定一套本企业统一的流程描述规范和语言,并强制和监督大家执行。
统一了流程描述的规范。我们可以形象地称之为从“各说各话”变成都说“普通话”,仅此一项就大大提升了内部沟通的效率和质量。
3.梳理一套统一的流程手册和岗位职责
不管企业引入并建立了多少种管理理念和体系,企业的业务流程都只能有一套,而且这套业务流程还应该是所谓端到端的流程。
企业的员工只要严格按照这套流程手册中所规定的要求开展工作即可以满足所有管理体系的要求。
梳理出一套综合的流程手册和岗位职责书是管理体系整合成功的标志。
4.建立一个统一的信息化流程管理平台
所谓统一的信息化流程管理平台指企业所有的业务流程都必须在此平台上建立、修改和发布。
企业所有的流程手册和岗位职责也必须通过这个平台自动生成。这样可以借助IT技术有效地避免不同管理体系之间的不协调和冲突,并实现管理体系的整合。
事实上,没有信息化管理平台加以支撑,全凭人工管理来实现上述所谓的流程管理理念还是比较困难的。
综上所述,对于很多企业来说,如果希望管理水平能有进一步的提升,就需要用流程管理来整合各种现有的管理体系。