档案工作数字化转型是当前的热点话题，中国石油档案馆的实践探索系列推文发出后反响热烈，回顾见：
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摘要：企业档案工作数字化转型首先需要回答“为何转”“向哪转”“怎么转”三个基本问题。在数字技术驱动、企业提质增效、档案工作高质量发展的背景下，企业档案工作应以档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化、服务产品数字化为转型方向，实现档案业务转型升级和价值创造的目标。为确保成功转型，企业需构建档案工作数字化转型策略体系，重点包括深入推进业务活动全流程数字化、积极推进业务信息系统重要数据的档案化管理、全面提升数字档案管理系统的功能建设水平、建立一站式利用服务平台开发数字化档案产品、着力完善企业档案工作数字化转型保障机制等。
关键词： 企业档案；档案工作；数字化转型；提质增效
全球数字经济蓬勃发展的时代背景下，国内外大型石油石化企业均已将数字化转型视为企业战略发展的重要内容，着力通过数字化技术赋能传统业务模式、管理模式和组织模式的转型升级。2020年3月，中国石油信息化工作会议专门部署数字化转型工作，指出要积极适应数字化发展趋势，做好总体设计和分层分步实施，加快推动数字化转型，助力高质量发展。企业档案工作作为企业生产经营管理活动的重要基础性工作，正处于转型升级的关键阶段，既充满机遇也面临新的挑战，一方面，需要实现档案工作自身的数字化转型,另一方面，需要发挥档案管理在数据资产管理中的重要作用，支撑企业数字化转型目标实现。
一、认清形势：明晰企业档案工作数字化转型的主要背景
（一）企业档案工作数字化转型是数字技术发展的必然要求
以“5iABCD”(5G、工业互联网、人工智能、区块链、云计算、大数据)为代表的数字技术，成为全球经济发展的重要驱动力和经济高质量发展的重要引擎，也广泛应用到中国石油企业生产、经营和管理等各个方面，催生了企业发展的新业态、新模式。中国石油信息化正从应用集成阶段迈向共享服务与数据分析应用的新阶段，数据驱动业务决策的工作机制基本形成，深刻影响着企业档案工作的理念、对象、方法与技术，传统纸质档案管理理念和分段式、后端式管理模式已不适应数字技术发展的新要求，数字化转型是大势所趋。
（二）企业档案工作数字化转型是企业提质增效的内在要求
面对疫情防控常态化和国际油价震荡频繁化的压力，石油石化行业正处在调结构、促转型和智能制造技术应用的关键交汇期，提质增效已经成为中国石油当前最为紧迫的任务。企业提质增效要求在经营上精打细算、生产上精耕细作、管理上精雕细刻、技术上精益求精。对于档案工作而言，数字化转型能够充分发挥数字技术在档案资源配置中的优化、集成作用，转变档案管理方式、服务方式和管控模式，从而形成新的专业优势和和内生动力，提高管理效率和效益，是企业提质增效的内在要求和主动选择。
（三）企业档案工作数字化转型是档案工作高质量发展的必经之路
首先，数字中国石油的深入推进使得档案管理对象从纸质文件向电子文件和数据转变，为此企业档案管理必须转变管理思路、管理方式和服务手段，建立适应数字时代的档案管理体系。
其次，国家治理现代化和企业治理现代化对企业档案管理提出更高的要求，主要表现在档案治理现代化、档案资源集约化、档案业务数字化、档案服务知识化。
通过数字化转型，才能有效实现档案资源的优化、集成与聚合，才能真正实现档案管理业务与数字技术的融合，从而发挥和提升档案价值，助力企业档案工作的创新发展和高质量发展。
二、顺应趋势：把握企业档案工作数字化转型的方向目标
企业档案工作数字化转型是利用数字技术实现档案工作从传统管理向现代管理的变革，其主要特征表现为档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化与服务产品数字化。企业档案工作数字化转型不仅是利用数字技术提升档案管理效率，更重要的是利用数字技术实现档案业务的重构、流程的重构和组织的重构，从而实现档案业务转型升级和价值创造。因此，数字技术是企业档案工作数字化转型的重要手段，业务转型才是核心内容。
一般而言，企业数字化转型通常沿着传统型企业、信息化企业、数字化企业再到智能化企业的发展路径，分为产品数字化、管理数字化和数据资产化三个层次。相应地，企业档案管理也沿着传统载体管理阶段、电子文件管理阶段、数字档案管理阶段再到智慧档案管理阶段进行演变。当前，中国石油档案管理尚处在传统载体管理和电子文件管理向数字档案管理过渡阶段，未来应重点实现以下几个方面的转型升级，最终实现从“量变”到“质变”的突破。
一是实现管理对象从纸质档案向数字档案的转变。除对传统纸质载体的数字化外，业务信息系统中产生的重要数据将成为电子档案的主要来源，这也是数字时代档案管理的前提和基础。
二是实现管理方式从手工管理向系统管理的转变。业务信息系统的广泛应用和档案管理系统的功能完善决定了档案管理应从传统分阶段管理、手工管理的模式向集成式管理、自动管理模式转变，通过各类系统实现自动归档、收集整理及保管利用等业务。
三是实现管控模式从行政管理向协同治理的转变。改变单向的、自上而下的集团行政管控模式，充分利用档案管理系统实现档案资源的整合和优化，利用数字技术实现档案业务监督指导、跟踪检查、考核评价、培训交流，建立总部、专业公司、所属企事业单位共同治理的新格局。
四是实现利用方式从被动提供向知识服务的转变。以知识服务为导向，提供“一站式”检索利用服务，开发数字档案服务产品，实现档案价值从凭证备查向数据资产转变。
三、发挥优势：构建企业档案工作数字化转型的策略体系
档案工作数字化转型与企业数字化转型联系紧密，涉及企业数字化转型战略、业务的数字化程度和档案数字化能力，是一项复杂的系统工程。根据中国石油档案工作数字化转型的实践经验，当前企业档案工作数字化转型面临的主要问题有：
一是业务数字化、线上化的程度还不高，导致业务活动产生的档案形态尚不能完全数字化；
二是业务信息系统尚未考虑数据的归档和电子档案管理要求，重要数据尚未得到档案化的管理，影响到电子档案的真实性和完整性；
三是档案管理系统在系统集成功能、长期保存等方面尚需要进一步提升；
四是档案利用服务深度不足，提供的数字产品和数字服务形式较少；
五是制度、人才保障能力欠缺。针对上述主要问题，当前企业档案工作数字化转型应遵照企业数字化转型的统一部署，充分利用数字技术优势推进档案管理对象、管理方式、管控模式、利用服务和组织人才的转型升级，同时还应在企业数据管理和数据治理中有效发挥档案管理职能和专业优势，最终实现档案工作的数字化转型和价值提升。重点应统筹构建以下五种转型策略。
（一）深入推进业务活动全流程数字化
企业档案形成于企业生产、经营和管理等各项业务活动，前端业务活动全流程电子化（数字化）是电子档案管理的前提条件。目前一些业务信息系统已经实现全程电子化，其形成的文件记录已经可以仅以电子形式予以办理和流转，如电子公文、电子会计资料等。然而，还有很大一部分业务信息系统未能实现业务全流程的电子化，仅起到业务辅助管理作用。这类系统支撑的业务所形成的文件记录处于纸质和电子的双轨运转，导致这些数据的真实性、完整性、可靠性和安全性（通常称为“四性”）得不到有效保证，同时也制约了数据价值的发挥。因此，企业应深入推进业务活动全流程数字化，建立以数据驱动的信息化建设模式，重点提升以数据规划和管理为核心的数字治理能力。
（二）积极推进业务信息系统重要数据的档案化管理
档案化管理是指按照档案管理要求对业务信息系统中的重要数据进行归档固化、关联整理和长久保存，以确保其真实性、完整性、可靠性和安全性。实施档案化管理是企业合规管理的内在需要，也是提升数据质量、发挥数据资产价值的重要手段，更是数据治理的必要环节和内在要求。如电子公文、电子会计、电子合同在档案化管理后，数据质量得到有效保证。目前企业的业务信息系统建设多仅着眼于当前的业务运行需求，并未将电子文件（数据）归档与电子档案管理要求纳入系统需求分析。更有甚者，一些业务部门并未认识到归档的重要价值，简单地将数据备份等同于数据归档，进而给企业数据资产管理带来了极大的安全风险。面对上述情况：
一是企业必须从信息化整体规划层面，将档案化管理要求纳入信息化项目建设过程，特别是项目可研、建设和验收环节，明确业务信息系统重要数据的归档范围、归档整理、归档方式以及电子档案管理要求，从而建立真实、完整、可用、安全的企业级电子档案（数据）资源体系，为发挥数据资产价值奠定基础。
二是所属企业应发挥主动性，积极开展勘探开发、工程建设项目、产品制造等业务信息系统电子文件（数据）归档和电子档案试点，通过总部顶层设计与企业试点推进相结合的方式，逐步扩大业务信息系统数据归档的范围。
三是档案部门应充分发挥档案专业在数据管理中的重要价值。档案管理在质量鉴定、内容分类、关联关系建立以及“四性”保障等方面已经有了大量的实践经验和理论总结，应当将这些成熟的理论、方法和工具运用到数据管理标准制定、提升数据治理、推进数据共享和规范数据应用等方面。
（三）全面提升数字档案管理系统的功能建设水平
在国家层面的企业数字档案馆和档案管理系统建设指南和标准规范的引导下，中国石油率先开展业务信息系统电子文件归档和数字档案馆建设试点，积累了大量的有益经验。从总体看，目前中国石油数字档案管理系统对数字档案的收集、整理、保存等业务进行优化提升，实现了业务的在线管理。未来应进一步完善以下内容：
一是建设系统集成平台。目前档案管理系统与业务信息系统采取的是一对一集成的方式，效率低下且档案数据汇集难度较大，企业需从顶层设计数据归档的模式和实现方式。
二是优化长期保存功能。将“四性”保障贯穿在数据形成、归档到保管的全部环节，完善数据格式转换、封装等长期保存功能，确保长期可读。
三是完善档案业务管控功能。数字档案管理系统不能局限于档案业务管理，而是要建设成为数字档案资源、业务、管控和共享的一体化平台。通过数字档案管理系统开展档案业务监督指导、跟踪检查、考核评价、培训交流等，实现公司总部、专业公司到所属全部企事业单位档案工作的一体化管控。
（四）建立一站式利用服务平台开发数字化档案产品
数字时代的企业处于更加激烈的内外部竞争环境，需要利用数字技术赋能企业档案，以便服务企业的高效决策和科学决策，提供及时、有效、精准的档案利用服务。
一是应面向特定的利用场景开展历史档案的数字化工作。中国石油现有的馆藏达4000万卷，存在大量未被有效开发利用的历史档案，这些历史档案中往往具有潜在的经济、科技价值。然而，这些历史档案的价值远远未能被发掘和展示。因此，未来应着力面向特定的利用场景，对现有馆藏进行深度的分析、关联与价值挖掘，以便满足更高层次的利用需求。例如，在历史地质资料数字化应着眼于勘探开发数据库建设，为采用大数据分析助力油气田的勘探开发业务服务；在设备档案数字化过程中应重点助力工艺流程、生产运行和设备维修等方面的优化、检测和分析；在管道建设项目历史档案数字化过程中应为数字化管道建设提供基础数据等。
二是建立一站式档案利用服务平台。一站式档案利用服务平台可以着力建设以下两类服务形式，其一是在充分整合历史档案数字化基础上，积极提供包括普通检索、智能检索、个性推荐和知识服务在内的“一站式”数字档案利用服务。其二是利用大数据、知识图谱等技术，建立各类业务、专业、特色专题库，如安全生产事故专题库、合同专题库、突发事件专题库、重要会议专题库、“三重一大”决策档案专题等，提供集成化的数字档案服务。
三是开发数字化档案产品。数字化档案产品不仅能够及时、有效地服务于企业生产经营活动，增强档案资源对于业务、决策和支持力度，而且够充分、便捷地为广大企业员工服务，扩大档案资源的受众范围。具体来说，一方面，企业应该积极变革传统档案编研模式，充分利用数字技术开展编研。如中国石油档案管理系统组织史编纂模块不仅能够实现全集团组织史的资料共享、协作编纂、一键归档、在线利用等功能，而且实现档案资源与编纂利用的交互，极大提高了编纂效率和传播效果。另一方面，还可以联合业务部门、社会力量共同开展档案大数据挖掘和分析利用，开发不同类别的档案数据产品。
（五）着力完善企业档案工作数字化转型保障机制
企业档案工作数字化转型需要战略框架、体制、业务、系统、能力与责任等多要素的支撑。
一是规划保障。首先,企业应将档案工作数字化转型纳入企业数字化转型的规划体系之中，同步推进，提供相应的人才、资金和技术保障。其次，企业还应制定企业档案工作数字化转型专项规划，有重点有步骤地开展相关工作。
二是组织保障。建立涵盖业务部门、信息化部门和档案部门在内的协同机制，明确档案部门在数据资产管理中的职责定位，档案部门还应逐步朝向敏捷组织转变，与相关部门分工协作，积极培育数字文化、变革文化和创新文化，支撑数字化转型。
三是制度保障。加快制定业务信息系统数据归档和电子档案管理等方面的制度，特别是数据归档、电子档案长期保存、共享利用、安全保密风险、绩效评估方面的标准，为数字化转型提供制度保障。
四是人才保障。企业档案工作数字化转型涉及档案管理模式的变革、数字化技术的应用，需要一支拥有相关专业技能的档案人才队伍作为支撑。企业应从长远发展角度重视档案部门人员的配备和培养，切实为顺利转型提供人才保障。
作为一项长期而又艰巨的任务，从技术使用到业务变革，从数字化能力建设到人才培养，中国石油档案工作数字化转型历程的机遇与挑战共存。在此背景下，企业需要树立正确的认知和思维，充分把握企业档案工作自身的规律和特点，以技术与管理创新为双驱动，规划企业档案工作数字化转型路线图，最终顺利实现企业档案业务的转型升级，提高中国石油在数字时代的竞争力。
全文原载于《中国石油企业》2020年第8期，社媒首发于“档案那些事儿”微信公众号。
