❌纸质文件堆成山，找份资料翻半天
科技档案怕泄密、人事档案难更新、会计档案易出错…?
四大核心档案和数字系统适配后
管理直接从 “手忙脚乱” 变 “井井有条”
—— 这背后，是我们量身定制的档案数字化技术服务发力?
?文书档案：
1️⃣分类整理：
‣ 三级分类：年度→机构→保管期限，按 ZZ、YJ等类目分：
责任部门按《归档范围》日常收文件
先分年度，再分类目，最后定保管期限
同分类按事由 / 时间排序，编号例：2023-ZJB-ZZ-0001
去金属物，线装 / 封套装订，按序装盒填盒脊
2️⃣数字系统结合：
线上归档：Web 端传电子文件 + 填元数据，纸质扫描上传
自动编号：系统预赋档号，负责人确认录入，减人工错
流程驱动：线上提交→档案员审核，保及时准确
检索利用：全文 / 关键词检索，在线借阅，日志留痕
?科技档案：
1️⃣分类整理：
‣ 以项目为单位，分产品/ 科研/ 基建/ 设备类：
单个产品 / 课题 / 项目 / 设备建独立卷宗
按生命周期排序文件
编号例：CP-P2025-001（产品档案-2025年某产品项目-第1卷）
图纸用专用装具存，防损毁
2️⃣数字系统结合：
项目空间：单项目独立卷宗，存全阶段电子文件
权限控制：研发员仅看自身项目，核心文件限专人查
关联检索：按项目名 / 设备型号 / 负责人搜，速定位资料
?人事档案
1️⃣分类整理：
‣ 一人一号，分职员 / 工人档，内部按十大类分：
HR 专人管，存专用档案室 / 带锁柜，确保保密
一人一袋，集中存员工材料
按《干部人事档案规定》十大类排序
及时归考核 / 调薪 / 奖惩新材料
2️⃣数字系统结合：
保密专区：模块与其他档案隔离，访问日志永久审计
在线审批：跨部门阅档需申请→HR 审批，限时访问，禁下载
?会计档案
1️⃣分类整理：
‣ 按《会计档案管理办法》分凭证 / 账簿 / 报告 / 其他类：
财务每月整上月凭证，年初整上年账簿 / 报表
凭证按月装订编号，账簿 / 报表按年装订编号
单独存财务部 / 专用库房，保安全
2️⃣数字系统结合：
固化存储：OFD/PDF 格式固化，防篡改，合规有法律效力
借阅控制：需财务负责人审批，控打印 / 下载
到期提醒：系统监控期限，到期提醒鉴定销毁
#档案管理 #档案合作#智慧档案 #网智
科技档案怕泄密、人事档案难更新、会计档案易出错…?
四大核心档案和数字系统适配后
管理直接从 “手忙脚乱” 变 “井井有条”
—— 这背后，是我们量身定制的档案数字化技术服务发力?
?文书档案：
1️⃣分类整理：
‣ 三级分类：年度→机构→保管期限，按 ZZ、YJ等类目分：
责任部门按《归档范围》日常收文件
先分年度，再分类目，最后定保管期限
同分类按事由 / 时间排序，编号例：2023-ZJB-ZZ-0001
去金属物，线装 / 封套装订，按序装盒填盒脊
2️⃣数字系统结合：
线上归档：Web 端传电子文件 + 填元数据，纸质扫描上传
自动编号：系统预赋档号，负责人确认录入，减人工错
流程驱动：线上提交→档案员审核，保及时准确
检索利用：全文 / 关键词检索，在线借阅，日志留痕
?科技档案：
1️⃣分类整理：
‣ 以项目为单位，分产品/ 科研/ 基建/ 设备类：
单个产品 / 课题 / 项目 / 设备建独立卷宗
按生命周期排序文件
编号例：CP-P2025-001（产品档案-2025年某产品项目-第1卷）
图纸用专用装具存，防损毁
2️⃣数字系统结合：
项目空间：单项目独立卷宗，存全阶段电子文件
权限控制：研发员仅看自身项目，核心文件限专人查
关联检索：按项目名 / 设备型号 / 负责人搜，速定位资料
?人事档案
1️⃣分类整理：
‣ 一人一号，分职员 / 工人档，内部按十大类分：
HR 专人管，存专用档案室 / 带锁柜，确保保密
一人一袋，集中存员工材料
按《干部人事档案规定》十大类排序
及时归考核 / 调薪 / 奖惩新材料
2️⃣数字系统结合：
保密专区：模块与其他档案隔离，访问日志永久审计
在线审批：跨部门阅档需申请→HR 审批，限时访问，禁下载
?会计档案
1️⃣分类整理：
‣ 按《会计档案管理办法》分凭证 / 账簿 / 报告 / 其他类：
财务每月整上月凭证，年初整上年账簿 / 报表
凭证按月装订编号，账簿 / 报表按年装订编号
单独存财务部 / 专用库房，保安全
2️⃣数字系统结合：
固化存储：OFD/PDF 格式固化，防篡改，合规有法律效力
借阅控制：需财务负责人审批，控打印 / 下载
到期提醒：系统监控期限，到期提醒鉴定销毁
#档案管理 #档案合作#智慧档案 #网智
