高杉峻：本文节选自我主编的《民商法实务技能手册》的第二版。本书的其他53位法律行业的资深作者和我一起，毫无保留地分享了从事民商事诉讼/非诉业务必备的68项实务技能，相信本书对勇敢独立执业路上的法律同行能够提供到帮助。
法律服务投标文件如何编制
作者｜吕继雷（浙江六和律师事务所律师，微信号：lyujilei）
*本文经作者授权发布，不代表作者任职机构与「高杉LEGAL」及主编高杉峻的立场与观点，且不作为针对任何案件或问题的法律意见或建议*
随着政府法律顾问制度的推进落实，以及国有企业采购法律服务程序的规范，政府、事业单位以及国有企业通过公开招标等方式选择合作律师事务所的情况越来越常见，已经成为律师建立客户关系不可忽视的重要方式。笔者近两年就经常主持或参与此类投标活动，通过投标获得了不少的业务机会。可以预见，未来几年这种方式会更加普及，甚至不排除部分公众型公司、大型私有企业也会采取这种方式选取法律服务供应商。
在投标过程中，采购人最注重的当然是投标人实力以及性价比，但是投标人如何更好地展示自身实力、如何更合理地报价，做到既能契合客户需求，又能最大化争取自身经济利益，则主要是通过标书制作实现的。由于法律服务公开招标尚处于早期阶段，很多律师甚至从未参加过投标，导致一些律师同行缺乏标书编制经验，不能通过合理地编制标书争取机会，甚至因为一些失误导致丧失参评机会。笔者将通过本文，结合近四年多的投标经验和大家谈一下律师如何做好一份标书。
一、法律服务公开采购介绍
目前公开采购法律服务最主要的主体是政府、事业单位，国有企业也经常采用。具体方式主要包括：(1)公开招标；(2)邀请招标；(3)竞争性谈判；(4)单一来源采购；(5)询价。实践中常见的、参与度比较高的公开采购方式是公开招标、竞争性磋商、邀请招标。各个方式的程序略有不同，但一般都离不开响应文件(标书)的制作。由于这几种方式中又以公开招标最为常见和规范，本文如不做特别说明的均以“公开招标”“投标”“标书”来泛指以上几种公开采购程序。
二、标书编制基本原则
1．锚定评分标准
招标文件中一般都会附有一份项目评分标准，列明报价、律师事务所资质、拟派驻律师负责人、律师团队资历、服务方案等各项分值及评分方法。
评分标准是招标评分的直接和主要依据，我们在制作投标文件时应当予以充分重视，对评分标准各个评分项详细分析，严格按照评分标准的要求予以组织材料、编写标书。
2．契合项目需求
常见的招标法律服务项目包括常年法律顾问、各类专项法律服务、诉讼代理等几类，不同的法律服务项目对律所和律师的要求侧重点也不同。我们在编制标书时，除了严格按照评分标准组织材料外，还应当对项目法律服务需求予以充分研判，提供契合项目需求的参标律师和业绩材料。
3．充分展示实力
虽然公开进行的法律服务选聘，往往有明确的评分标准，但基于两方面原因，我们在制作标书时还是不能拘泥于评分标准，而是应当尽可能地充分展示实力。
(1)评分标准难以做到完全具体化、精确化。由于法律服务的非标准化，对法律服务的评价也就难以具体化，很多评分标准采用“较好”“最好”等模糊化表述。在实力相同的情况下，如果在评分标准之外实力展示较为充分的，无疑会得到更高的分数。
(2)招标单位具有一定的自主性和随意性。按照《政府采购法》规定，只有进入集中采购目录或者分散采购达到限额以上标准的政府采购，才必须适用《政府采购法》。目前的政府、事业单位法律服务采购项目的服务费额度往往达不到限额标准，事实上可以不完全按照《政府采购法》进行招标。国有企业的法律服务采购则一般只有出资人或集团内部有要求，才会采用公开方式。因此，有些单位在招标过程中只是参照《政府采购法》进行，自主性较大。这个时候如果标书能更加充分地展示律所、律师的业绩和实力，往往会获得更多的中标机会。
4．业绩实事求是
招标文件中绝大部分材料要求仅提供复印件即可，同时注明“原件备查”，实际操作中极少会要求核对原件。但是政府采购与一般工程招投标有一点很大的不同，那就是我国已经建立了“中国政府采购网”(www.ccgp.gov.cn)政府采购严重违法失信行为记录名单制度。一旦投标人被查出有弄虚作假的行为，被记入政府采购严重违法失信行为记录名单后，可能意味着和所有的政府采购甚至国有企业采购无缘了。
5．体系逻辑清晰
目前法律服务公开选聘仍然是起步阶段，委托的招标代理机构更多地具有代理工程货物类招标工作经验，对法律服务采购招标比较生疏。受委托之后，有些招标代理机构将工程货物类招标文件予以简单更改，很难做到贴合法律服务采购的实际。这给律师编制投标文件也带来一定困扰，尤其是招标人要求条件比较多，资质需要多方面展示的时候。律师作为投标人，不能将这种招标文件带来的问题传导到投标文件上，否则评标人也会感到很困扰。律师编制投标文件时，厘清招标要求、架构出逻辑清晰的文件表述体系是一个很重要的工作。
6．装订美观大方
干净、整洁的装订，会给评委和采购人代表一个良好的第一印象，无形中评分可能会提高一二分。竞争激烈的投标比分会差距很小，笔者曾以不到0.4分的微弱优势中标一家事业单位。装订整洁的标书提高的一二分，关键时刻也许就是决定性的。
7．封装符合要求
封装指的是标书装订完成后，按照招标文件的要求将标书、标书电子版等进行密封，以备递交。封装要严格按照招标文件要求进行，比如份数、单独封装还是一并封装、封装袋文字内容等。这些虽然都是细节，但如果不符合要求却极有可能因此被直接否定参评资格。
三、招标文件获取
招标文件的获取分为招标公告获取和完整招标文件的获取。
招标公告一般发布在省、市、区的政府采购平台网站、公共资源交易平台等，大型国有企业可能发布在集团统一的采购平台上，也有的会委托招标代理机构在第三方网站发布。有投标意向的律师需要多关注以上网站，当然也可以关注第三方招投标信息发布网站。第三方招投标信息网站会自动抓取全网招投标信息，然后在自己网站上集中公布。浏览这一类第三方招投标信息网站往往需要注册成为会员，交纳一定会费。
招标公告只是法律服务公开选聘的简单告知，详细的招标要求、评分标准等内容需要联系招标代理机构获取完整的招标文件。获取招标文件的时限、地点、方式一般会在招标公告中写明。领取完整招标文件时一般需要携带一些初步证明资料，主要包括律所授权委托书(或介绍信)、执业许可证、授权律师身份证明、其他资格性材料。获取完整招标文件一般需要交纳几百元至一千元不等的标书购买费，极个别的可以免费获取。
四、标书编制
获得完整的招标文件后，我们就要立即着手标书的编制工作。从招标文件获取到规定的投递截止时间(一般是截止到开标之时)，这段时间往往不是太长，对于投标经验不丰富、手头现有资料缺乏的律师而言，时间会显得很紧张。
根据笔者的经验和归纳，编制一份完整的标书可以分为招标文件研读、确定参标律师、拟定标书提纲、搜集标书资料、起草标书文本、装订与密封等六个步骤。下面将按照这六个步骤，分别介绍其中的要点和注意事项。
1．招标文件研读
拿到完整招标文件后不要急于编制标书，首先需要做的是仔细研读招标文件。笔者的习惯是一般要从头至尾逐字逐句阅读三遍，阅读过程中将需要重点关注的信息和要求用笔圈画或者批注，防止后来忽略。
招标文件研读是一个招标需求分析的过程，需要解决以下几个关键性问题：
(1)是否满足投标的资格条件。鉴于法律服务的特殊性，资格性条件往往并不会太高，但也不排除招标人会设置一些较高的要求。比如有的招标只面向大中型律师事务所，要求有执业律师50人以上，有的偏爱成立时间较长的，要求成立5年以上。如果资格条件不满足，则没有必要再进一步研究如何制作标书。
(2)是否有意向参加该招标项目。招标公告对法律服务项目只是做笼统的表述，详细的服务内容、服务要求只有拿到完整招标文件后才能看到，因此在拿到招标文件后还需要进一步评估投标意向。评估投标意向一般要综合考虑专业方向、成本效益、地域限制等因素。
(3)分析优劣势。如果满足资格条件又有意向参加投标的，就要对照招标要求深入分析自身优势和劣势，考虑优势如何展示，劣势如何弥补。需要指出的是，分析优劣势不仅要看评分标准，还要关注招标文件中其他部分对供应商的要求以及项目需求特点。
(4)对标书编制、标书投递有哪些特殊要求。每个招标项目对投标人会有一些不同的特殊要求，比如有的要求缴纳投标保证金有的则不要求、有的投标文件交给代理机构有的则要求直接投递给招标人、有的要求递交标书电子版有的则不要求，这些特殊的要求非常多，稍有不慎就有可能因为不符合招标要求被取消投标资格。在研读招标文件过程中应着重将这些特殊要求标注，防止遗忘。
(5)其他需要在着手编制标书前注意的问题。除了以上几点外，还应注意其他投标人认为需要特别注意的问题。
2．确定参标律师
有的招标人比较注重律师事务所的业绩，而有的则比较关注指派律师及团队的业绩。随着市场的成熟，目前关注指派律师及团队业绩的招标人越来越多。
整个律师事务所的业绩和实力是既定事实，无法改变，只需要按照项目特点予以整理即可。而对于律师及其团队的业绩，则可以通过调整参标律师人选予以改变。比如有的项目评分标准对于律师平均执业年限有要求，则可以联系一些资历较长的律师共同参与投标，有的对律师职称有要求，则可以联系评过职称的律师。参标律师的组成要综合考虑评分标准等项目要求、专业组成、年龄梯度以及服务成本等因素。
3．拟定标书提纲
根据之前对于招标文件研读，分析了评分标准、资格条件要求、其他要求后，结合参标律师的组织，就可以着手拟定标书提纲。就如同写文章、写代理意见，提纲是编制标书很关键的一步，起到提纲挈领的作用。通常提纲是以后标书目录的主要内容，只不过是层级、个别内容有些调整。拟定提纲应遵循以下原则：
(1)资料全覆盖。这里的全覆盖是指提纲涉及的资料应该足以覆盖招标文件的全部要求，包括评分标准、资格要求，以及没有包含在评分标准和资格要求中，但是表述在了招标文件其他内容部分的要求，比如在项目工作内容描述、合同主要条款中要求的。
(2)条理清晰。正如前面提到的，由于招标代理机构将工程货物类型文件修改成法律服务招标文件，导致很多内容的表述与法律服务不相适应。要求我们在响应的时候一方面进行区分，对于明显属于工程类项目，确实无法作出相应的要作出适当处理；另一方面要将招标人有要求，但表述不清楚、不够条理的内容予以整合。还有的内容在评分标准中没有出现，但是根据招标文件其他部分表述，招标人明显比较重视的内容，也要整合进提纲中。做到以上要求的同时，将上述资料清晰、有条理地罗列起来，就形成了我们的标书提纲。
(3)招标文件要求优先。有的招标文件会明确在“投标文件组成”这一章节列明招标文件的组成，实际上也是一个提纲。只不过这个提纲不一定全面，不一定做到全覆盖。鉴于该提纲是招标文件要求的，我们在拟定提纲时不能轻易予以大幅修改，而是应该在要求提纲的基础上增加或者适当对顺序、层级进行调整。
(4)方便评分查找。在招标文件要求的顺序优先的基础上，应与评分标准表在顺序、逻辑上尽量对应，方便评审小组专家查找。
(5)层级不宜过多。根据提纲拟定的目录，和一般论文的要求一样，分级不宜过多。如果无法做到，可以将多的层级拆分成不同的部分，即将二级标题提升为一级标题。一般不应超过三级目录，确有四级标题的，应为可以不显示在目录中的次要分项。
4．搜集标书资料
如果是前几次参加投标，这将是一项非常耗费人力和时间的工作。一份综合性较强的招标文件，一般会包括律师事务所的主要荣誉、近三年财务报表、相关业绩法律服务合同等，足以将一个律师事务所的主要情况了解清楚，可以说是老底翻个底朝天。另外，所有参标律师个人的简历、执业证、学历证、相关业绩合同、判决文书、荣誉证书等文件资料也往往需要提供。前几次参加投标，这些资料需要全部收集整理，如此大量的资料收集整理工作是非常耗费时间和精力的。整理过几次之后，再参加投标便可以节省不少时间。
这里特别提醒大家，律师和律师事务所的主要资料一定要注意留存电子扫描件，比如法律服务合同、重大的判决书、荣誉证书等，方便备查，也方便参加投标时资料搜集。
5．起草标书文本
根据拟定的提纲将需要贴入文档的资料搜集完整后，就可以起草标书了。标书起草的工作内容，根据方式不同可以分为以下五类：
(1)格式文本的填写。招标文件往往会提供一部分格式文本，主要包括投标函、法定代表人证明、法人授权委托书以及一些固定格式的其他文本。这类文本只要按照招标文件提供的文本，根据本所及律师实际情况填写即可。
(2)收集资料的粘贴。这类材料是根据拟定提纲的顺序，将前期收集到的资料(主要是图片格式)粘贴到Word等可编辑格式的文档中。这部分工作属于机械、重复的内容，需要有耐性并且注意操作技巧，不能出现重叠、漏贴、移位的情况。还需要一台性能比较好的电脑，否则编辑过程中达几百兆的Word文档会让电脑操作很慢甚至崩溃。
(3)法律服务方案编写。这一部分对应的是招标文件中对投标人法律服务方案的要求，一般可以包括对项目的整体解读、法律服务内容和范围、法律服务计划、法律服务重难点分析和应对策略、相关案例分析、优惠措施等，还可以包括招标文件特别提出的其他要求。
这一部分的编写是整个标书编写中最需要经验、最需要对项目进行整体分析理解的部分，也是最具有难度和挑战性的部分，应当由资深律师拟定。拟定的服务方案要具有全面性、针对性、可操作性，体现出投标人丰富的实践经验和总结提升能力。
(4)报价文件。法律服务的特性决定了报价不应当成为此类招标中的重点，目前此类招标评分标准普遍将报价分值控制在30%以内，占比10%的较多，极个别招标人会将报价分调整到40%甚至60%。
报价时要考虑的因素包括以下几个方面：
①报价分值占比。如果报价分值较高，其影响因素就比较高，应谨慎调高报价。近日，笔者就遇到一份报价分占比高达60%的招标项目，好在是采用平均价得分最高的计分方式，我们经过测算认为70%属于比较靠近平均值的报价，最后即主要是通过报价取得的优势中标。
②报价分计算方式。报价分计算方式主要有三种：一是最低价得最高分，这种计分方式只能在衡量其他因素基础上适当向低价报价。二是中间价得最高分，这种计分方式需要根据参加投标单位的实力和数量，以及最高限价与项目相比的经济性，合理评估平均价。三是二次平均价计价法，即以平均价和最高价或者最低价之间的二次平均值作为基准分，等于基准分的得最高分。这种计分方式比较难以合理报价，只能在评估的中间价与最高限价之间取适当的价格。
③资信技术部分优势。如果根据评分标准和招标文件要求，认为自身资信技术部分优势比较明显，报价分占比又不高的，完全可以将报价报为最高限价或者最高限价的90%。如果自身优势不明显，或者报价分占比过高，则应适当调低报价。
(5)评分索引表。目录是为了方便评委对整个标书文件进行查找和有一个整体的了解，如果从更加方便评委打分查找资料的角度，还需要在目录之前或者目录之后正文之前专门制作一份“评分索引表”。评分索引表一般是在评分标准的基础上，将各个评分项目对应材料所在的页码标明，可以在评分项目后增加一列专门填写材料页码。评分索引表可以让评委以最快的速度找到评分项材料，会给评委一个良好的印象。
6．装订与密封
(1)装订。标书的装订一般要求采用不可拆卸的胶装，千万不能随便用订书机或者夹子将散乱的材料装在一起，否则极有可能会被以装订不符合要求为由否定参评资格。笔者的习惯是采用双面黑白印刷，个别有特殊需求的材料可以采用彩色印刷，其中目录要采用单面印刷，胶钉。封皮一般有光面和压花两种，常见的颜色有浅蓝色、浅绿色、米色以及白色。笔者习惯采用压花白色封面，看起来比较整洁又不失庄重，还方便在白色封面上印上律师事务所的Logo。投标文件一般要求正本一份，副本若干份。“正本”“副本”的字样可以自行在封面上打印，但由印刷店打印的红色印戳更好。
印刷店将投标文件装订完成后，所有需要律师事务所盖章的地方应盖章，另外不要忘记整本标书要盖律师事务所的骑缝章，防止代理机构要求有些材料复印件盖章。需要法定代表人、授权代表签字的地方要求签字，不要有遗漏。
(2)密封。投标文件装订完毕后，按照招标文件要求的正本、副本数量，以及电子版本(如有)光盘或者U盘一并予以密封。厚度不太大的，可以采用档案袋封装；厚度比较大的，也可以采用纸箱、牛皮纸等进行包裹。封装完毕后，应在封口处贴上封条，在封装表面贴上封皮，封皮上应写明项目名称、招标人、投标单位名称、联系方式，有的还特别要求写上“开标前不得启封”之类的文字。封条、封皮上以及接缝处应盖律师事务所公章或者由授权代表签字。
五、标书递交
(1)递交方式。投标一般采用现场递交，由授权代表在投标截止时间(往往是开标时间)前至现场提交。也有的要求在指定日期前邮寄至指定地点。个别国有大型企业，会要求在集团电子采购平台上提交。
(2)递交地点。一般而言，招标文件会要求将投标文件递交至招标代理机构所在地，但也有个别会要求递交至采购人办公室甚至是指定的其他地点。在递交标书前一定要仔细核实递交地点，不能想当然地递交至招标代理机构处。如果地点搞错，很有可能因为时间来不及而迟到，最终被取消资格。
(3)现场讲评。除了制作、提交标书，个别的公开招标(一般是竞争性磋商)还要求授权代表就服务方案进行现场讲评。这类公开招标往往是针对比较复杂的诉讼或者专项法律服务项目。建议由撰写方案的律师或者资历比较深的律师作为授权代表，现场进行讲评。
(4)参加投标需要携带的材料。一般要求携带封装好的投标文件、授权代表身份证原件。特别注意的是，有的项目会特别要求携带法人授权委托书，由于法人授权委托书已经包含在了标书中，很多律师会忘记单独携带。个别项目还会要求其他材料。
六、结语
制作一份好的标书，可以最大限度契合招标文件要求，争取在评标中取得更好的分数，但归根结底好的标书只是展示律师事务所和律师实力的工具。投标能否中标，最终是由律师事务所和律师实力决定的。笔者建议大家在日常工作中注意多参加典型活动，积累资历，并注意搜集业绩相关材料的电子文本、扫描件，方便投标时整理使用。
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