二、前期准备:
1.客商邀请:如果是市级牵头,就要先把邀请客商的任务分一部分给县区,由县区和驻地招商局前期确定参加的客商。
2.材料准备:前期要准备的材料主要包括会议手册、招商推介PPT、展板素材、主持词、领导致辞。这些都是可以前期准备好大概,临时有调整再进行部分修改即可。
3.酒店:酒店要提前进行预定,首先要选择五星级或者较新的四星级酒店,提前谈妥住宿协议价,确保不超标,其次要带会展公司到酒店确定好会议室,丈量尺寸,为做展板准备,还要看是否配备休息室,这个划重点。建议找其他单位在该城市举办类似活动选用过的酒店,无论是设施配备还是服务员配合度都比较好。
4.会展公司:一定一定要找一个当地的靠谱的会展公司。这里也建议用其他单位合作过的公司。举个例子,比如由科技局牵头在杭州举办过一场招商推介会,他们合作的酒店和会展公司你直接套用过来,绝对是事半功倍的选择。当时我们为了省钱,没有找专业的会展公司,手册设计、展板制作、观摩车辆租赁、电脑控制分别找的不同公司配合,基础工作全部由我们自己2个人完成,真是忙成狗,还出了一堆问题,没出问题的环节事后我也觉得是侥幸。