去境外参加展会是一项复杂的工作，涉及前期筹备、现场执行和后续跟进等多个环节。以下是需要注意的关键事项，帮助您高效参展并规避潜在风险：
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一、行前筹备阶段
1. 证件与手续
- 签证与保险：确认签证类型（商务签），提前办理并购买涵盖医疗、意外和展品损失的保险。
- 展品通关：研究目的地国家的清关政策，提前准备 ATA Carnet（暂准进口证） 或商业发票，避免展品被扣留。
- 授权文件：携带公司营业执照、展位合同、邀请函等复印件，以备海关或主办方核查。
2. 展位设计与宣传
- 本地化设计：避免文化禁忌（如颜色、图案），提前测试展位搭建材料是否符合当地消防标准。
- 多语言物料：准备英语+当地语言的宣传册、名片、产品视频（配字幕），并印制简明公司简介（突出核心竞争力）。
- 数字化工具：创建多语言网站/落地页，设置二维码供客户扫描获取信息，或通过互动屏幕展示案例。
3. 行程与后勤
- 航班与住宿：优先选择靠近展馆的酒店，确认是否有免费接驳班车；预留布展时间（通常展会前一天仅开放数小时布展）。
- 当地交通：下载当地打车软件（如Uber、Grab），提前购买交通卡或联系租车服务。
- 通讯方案：租赁便携Wi-Fi或购买当地SIM卡，确保团队通讯畅通。
4. 团队分工与培训
- 角色分配：明确接待、讲解、谈判、后勤人员职责，制定轮班表。
- 话术演练：培训团队产品话术（突出USP）、报价策略及应对竞争对手的话术。
- 文化敏感度：学习当地商务礼仪（如中东国家避免左手递物，日本交换名片礼仪等）。
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二、展会期间执行
1. 布展与合规
- 按时进场：严格遵循主办方规定的布展时间，超时可能面临高额罚款。
- 安全合规：检查电路、展架稳固性，避免使用易燃材料；确认展位号与合同一致，防止被“蹭展”。
2. 客户接待与谈判
- 高效筛选客户：通过简短问答快速判断客户意向（如“您是否负责采购决策？”）。
- 记录工具：使用CRM系统或展会专用APP记录客户需求，拍照存档名片避免混淆。
- 敏感问题应对：提前准备应对压价、专利质疑等问题的回复模板（如“我们的价格基于XX认证品质”）。
3. 竞品与情报收集
- 快速调研：派专人记录竞品展位人流、定价、新品特点，拍摄宣传物料（注意法律边界）。
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